1. Що таке пояснювальна записка
2. Написання пояснювальної записки
3. Планування пояснювальної записки
4. Пояснювальна записка до навчального дипломного проекту
5. Пояснювальна записка до податкової
6. Пояснювальна записка до бухгалтерського балансу

Що таке пояснювальна записка і як її правильно написати? Такого роду питання виникають не тільки у студентів в процесі підготовки до диплому, цікаві такі питання і бухгалтерам, і платникам податків, і проектувальникам та іншим працівникам.

Розглянемо питання, як написати пояснювальну записку, а точніше кака знайти правильний спосіб складання пояснювальних записок до ваших документів.

Що таке пояснювальна записка

Документ «Пояснювальна записка» отримав свою назву, оскільки він покликаний дати короткий, але тим не менш достатньо повне уявлення про документації, яку він супроводжує. Пояснювальна записка може супроводжувати як дослідницький проект, так і податкову, бухгалтерську та іншу документацію, яка потребує короткому тезовому описі. Це завдання і вирішує пояснювальна записка.

Виходячи з цього визначення, бачимо, що зміст пояснювальної записки буде прямим чином визначатися типом документа, до якого вона прикладена.

Написання пояснювальної записки

Як і більшість документів, пояснювальна записка складається на стандартному аркуші папера для білого паперу формату А4 в друкованому вигляді.

Якщо пояснювальна записка об'ємна і містить кілька сторінок, вони зазвичай переплітаються в прозору обкладинку.

Пояснювальна записка починається з титульного аркуша, на якому пишеться назва документа, наприклад, «Пояснювальна записка до проекту ...». Наступні за титульним листом сторінки нумеруються зазвичай по центру або по правій межі нижнього поля кожної сторінки 10-м розміром шрифту.

Планування пояснювальної записки

Формат пояснювальної записки встановлюється діючими нормативними актами з оформлення документації. Зміст пояснювальної записки нормативними документами не визначається. Але формат змісту повинен задовольняти ряду стилістичних правил.

Так, зміст записки має поділятися за змістом на ряд взаімоподчіненность структурних елементів, які мають назву розділи, підрозділи, переліки, списки, зноски, додатки, а також пункти і підпункти.

Стиль викладу пояснювальної записки повинен відповідати формальному духу ділового спілкування. Оповідання має вестися без надмірностей, коротко, лаконічно і доступно для неупередженого розуміння.

Якщо в тексті записки використовується спеціальна термінологія і скорочення, вони повинні повністю відповідати галузевим стандартам документації.

У деяких випадках не обійтися без додатків до пояснювальної записки, часто в окремі додатки виносяться наявні в тексті записки посилання на формули, таблиці, креслення, графіки і співвідношення.

Окремим додатком оформляється список використаної літератури, а також застосовані методики розрахунку і теоретичні обґрунтування наявних розрахунків.

Пояснювальна записка до навчального дипломного проекту

Як написати пояснювальну записку до дипломного проекту? В існуючих нормах державного стандарту можна знайти зразки пояснювальної записки до дипломної роботи будь-якого технічного вузу.

Для полегшення і стандартизації оформлення документації в навчальних закладах видаються свої правила і методичні рекомендації з оформлення дипломів і пояснювальних записок до курсових і дипломних робіт.

Ці методичні рекомендації студенти можуть знайти в бібліотеці свого ВНЗ і використовувати їх в якості зразків для складання своїх документів.

Розберемо типову структуру пояснювальної записки до дипломного проекту:

• Титульний лист: назва проекту, ПІБ виконавця, ПІБ керівника проекту, рік створення роботи.
• Завдання, відповідно до якого зроблений дипломний проект.
• Коротка анотація з описом розділів проведеної роботи.
• Зміст роботи.
• Список використаних в роботі скорочень і умовних позначень.
• Введення: суть проблеми, покладеної в основу дослідницької роботи.
• Основна частина дипломного проекту з розвитком основної ідеї, розрахунками, аналізом вирішення даної проблематики і передумовами до висновків.
• Висновки по проведеній роботі.
• Список використаної та допоміжної літератури.
• Додатки з кресленнями, графіками, допоміжними схемами, розрахунками та викладками.

Пояснювальна записка до податкової

Як написати пояснювальну записку до податкової? Пояснювальні записки до податкової служби складаються у випадках прямих вимог з боку податкової, наприклад, податкова може вимагати від бухгалтерії юридичної особи скласти пояснювальну записку щодо збитків у звітності по податках.

При надходженні такого запиту від податкових органів скласти пояснювальну записку співробітники бухгалтерії повинні в ній вказати:

• Назва відділення податкової служби, в яке адресується пояснювальна записка.
• ІПН вашого юр. особи.
• Реквізити листа, в якості відповіді на яке складається даний документ.
• Дані по документу, за яким у податковій з'явилися додаткові питання (наприклад, податкова звітність за 1 квартал 2017 року).
• Показники балансу юридичної особи, рівень доходів і витрат.
• Рівень збитків і розтрат на задану дату.
• Дані про наявні на зазначену дату розбіжності між податковим обліком і бухгалтерським.

Пояснювальна записка до бухгалтерського балансу

Пояснювальна записка до бухгалтерського балансу, а також до звіту про прибутки і збитки складається згідно наказом № 43н Міністерства Фінансів РФ від 06.07.1999 р для здачі звітності по бухгалтерії.

У пояснювальній записці до балансу повинні міститися дані про стан на звітний період:

• Основних засобів підприємства.
• Нематеріальних активів.
• Прибутки і витрат підприємства.
• Наявних фінансових вкладень.
• Існуючої за підприємством дебіторської і кредиторської заборгованості.
• Випущених акцій, якщо такі є.

Пояснювальна записка складається з метою найбільш повного розкриття всіх відомостей юридичної особи, необхідних для достовірної оцінки результатів діяльності організації та її фінансового становища.

Звідси бачимо, що кожна пояснювальна записка в залежності від сфери її застосування має свою структуру і зміст, загальним в пояснювальних записок для різних областей людської діяльності буде тільки загальна структура і стиль оформлення. Складання пояснювальної записки вимагає суворого дотримання стандартів ведення ділової переписки та глибокого розуміння суті інформації, що розкривається в записці проблеми.