1. Зі статті ви дізнаєтесь:
2. Основні операції при оформленні справ
3. Брошюровка (підшивка)
4. нумерація аркушів
5. Складання листа-завірителя справи
6. Складання внутрішнього опису документів справи
7. Внесення уточнень в реквізити обкладинки справи
8. Оформлення обкладинки справи
9. Згідно із загальноприйнятою стандарту заголовок має наступну структуру:
10. Складання та оформлення опису справи

Протягом року в організації проводиться величезна кількість ділових паперів. Частина з них підлягає утилізації, а частина - формується в справи і передається на зберігання до архіву. Як підготувати документи до передачі в архів, розповідається в цій статті.

Зі статті ви дізнаєтесь:

Підготовка справ до зберігання

Перш ніж здати папки з діловим паперами в архів, їх потрібно сформувати в справи, систематизувати і належним чином оформити. Всі необхідні операції з підготовки документів до передачі в архів здійснюють працівники служби ДОУ і секретарі відділів.

Основні операції при оформленні справ

Перевірка правильності групування документів у справи

Перше завдання даної операції - перевірка відповідності ділової папери і її заголовка, зафіксованого в номенклатурі справ. Друга - перевірка порядку розташування паперів всередині справи. Папери можуть сортуватися за різними критеріями: за абеткою - по імені кореспондента, тематично - по ураженим питань, за часом створення, за місцем створення і т.д.

Брошюровка (підшивка)

Коли справа остаточно сформовано, його потрібно підшити і переплести. Перед проведенням цієї операції потрібно зробити ряд допоміжні дій:

1. Видалити з усіх листів сторонні предмети: скріпки, шпильки і т.п.
2. Зняти листи зі швидкозшивачі;
3. Під останній документ справи вкласти лист-засвідчувач справи (про нього мова піде нижче);
4. На початок справу (в разі необхідності) вкласти внутрішній опис.

Згідно із загальноприйнятою стандарту обсяг справи повинен бути не більше 250. В ситуації, коли листів накопичується більше, створюється другий том справи.

Довідка

нумерація аркушів

Дана операція має дві мети - контроль збереження всіх паперів і полегшення їх пошуку.

Для здійснення даної процедури використовується чорний графітовий олівець або спеціальний нумератор. Чорнило або олівці інших квітів використовувати не можна. Номери сторінок ставлять тільки з лицьового боку аркуша, в правому верхньому куті, при цьому потрібно стежити, щоб не був зачеплений основний текст.

Якщо формат аркуша більше, ніж А4, то порядок нумерації наступний. Якщо лист підшитий за один край і потім згорнуть, то він вважається однією сторінкою. Якщо лист складний і підшитий за середину, то двома. Фотографії та ілюстрації нумеруються в лівому верхньому кутку зворотного сторінки. Іноді до складу справи входять конверти, що містять текстові дані і вкладення, в цьому випадку сам конверт нумерують окремо, а вкладення - черговим номером за ним, кожне окремо. При формуванні кількох томів в кожному з них створюється окрема нумерація.

Складання листа-завірителя справи

Як вже зазначалося вище, лист-засвідчувач справи розміщується на спеціальному останньому аркуші справи. У ньому фіксуються результати попередньої операції - нумерації. У листі цифрами і прописом фіксують кількість листів, які були пронумеровані, потім пишуть слова «в тому числі» і на окремих рядках вказують кількість літерних листів і кількість пропущених листів.

Далі ставиться знак «+» і після нього вказується кількість аркушів внутрішнього опису, якщо така є.

Лист-засвідчувач повинен бути підписаний особою, яка його склав. Потрібно вказати посаду цієї особи, прізвище, ініціали та дату складання паперу. Ні в якому разі не можна використовувати обкладинку справи і зворотний бік останнього листа в якості розміщення даних, що містяться в листі-засвідчувач.

Типова форма листа-завірителя, рекомендована Основними правилами роботи архівів, представлена на Рис. 1:

Мал. 1. Форма листа-завірителя справ

Читайте також:

Складання внутрішнього опису документів справи

Іноді до складу справ входять документи, що мають особливу цінність. Це особисті справи, папки з паперами, пов'язаними з присудженням наукових ступенів або присвоєнням вчених звань. Вся документація, пов'язана з областю авторських свідоцтв і патентів. Справи, які стосуються судового виробництва, слідству і т.п. У всіх цих випадках необхідна наявність внутрішнього опису компонентів справи.

На відміну від засвідчувального листа, внутрішній опис розміщується на першому аркуші справи. Відомості, що містяться в обох паперах, аналогічні - це кількість одиниць справи, а також кількість аркушів самого опису.

Типова форма внутрішнього опису представлена на Рис. 2:

Мал. 2. Форма внутрішнього опису документів справи

Внесення уточнень в реквізити обкладинки справи

Звичайно, обкладинка справи створюється не в той момент, коли папери готуються до передачі в архів . Вона оформляється набагато раніше - в момент заведення справи. Склад компонентів і реквізитів обкладинки строго регламентований ГОСТом 17914-72:

Назва компанії;

Назва відділ компанії;

Індекс справи в системі діловодства компанії;

Заголовок справи;

Термін зберігання.

Однак для передачі справи на зберігання в архів даний список не є вичерпним. Він повинен бути доповнений і уточнений. Зокрема, слід додати наступні дані:

Якщо справа має кілька томів, то потрібно додати номер поточного томи;

Дати початку і закінчення справи (крайні дати);

Загальна кількість аркушів у справі;

Номер фонду, опису і справи за описом.

Слід зазначити, що останній пункт додадуть на обкладинку самі працівники архіву.

Оформлення обкладинки справи

Розробка і оформлення обкладинки вимагають дотримання ряду вимог. Назва компанії пишеться в називному відмінку. Іноді назва компанії змінюється протягом року. У такому випадку потрібно привести обидві назви. Робиться це в такий спосіб: стара назва полягає в дужки, а відразу під ним наводиться нове.

Зазвичай заголовок справи збігається з тим, який зафіксований в номенклатурі справ. Він ставиться на обкладинку відразу при формуванні справи. Однак може виникнути така ситуація, що подальший аналіз змісту папки призведе до висновку про необхідність коригування заголовка. Якщо він буде змінений, то в номенклатуру справ потрібно внести відповідне доповнення.

Довідка

Згідно із загальноприйнятою стандарту заголовок має наступну структуру:

1. Вид справи: справа, листування, документи, матеріалу і т.д. або вид ділових паперів: протоколи, звіти, акти, накази.
   
2. Автор або кореспондент. Останній вказується в разі листування.
   
3. Основне питання, яке відображають суть документів.

Наступний обов'язковий атрибут, який розміщується на обкладинці - крайні дати. Ними є дати самого раннього і самого пізнього документа, що входять в папку.

Далі слід вказати термін зберігання. Для паперів постійного зберігання - «Зберігати постійно», а для всіх інших - конкретний термін.

Коли буде вказувати кількість аркушів справи, зверніть увагу, що листи внутрішнього опису і листа-завірителя не включається в цю кількість.

Типова форма обкладинки приведена на Рис. 3:

Мал. 3. Форма обкладинки справ постійного і тимчасового (понад 10 років) зберігання

Довідка

Складання та оформлення опису справи

Заключна процедура підготовки ділових паперів на передачу в архів - складання опису.
Опис являє собою архівний довідник, що містить відомості про одиниці зберігання фонду. Ці відомості організовуються у формі систематизованого переліку. Основне призначення опису - облік і фіксація систематизації. Вона також є довідковим матеріалом в процесі діловодства.

Розташування справ в описі відповідає їх значимості. Як приклад можна навести такий порядок: статут фірми, протоколи зборів акціонерів, протоколи засідань ради директорів, накази генерального директора, річний план і т.д.

Типова форма опису представлена на Рис. 4

Мал. 4. Форма опису справ постійного, тимчасового (понад 10 років) зберігання

Читайте також: