Шпаргалка делопроизводителя
Опубликовано: 29.08.2018
Исходящий документ подготавливает отдел, ответственный за выполнение поручения. За его оформление, написание и согласование отвечает то же структурное подразделение. Служба делопроизводства проверяет
только правильность оформления документа и отвечает за его отправку.
Вещий сон Менделеева: Как шутка затмила собой правду
Виды исходящих документов:
Исходящие бумажные документы.
Исходящие электронные документы. Они отправляются с помощью системы электронного документооборота .
Исходящие ДСП-документы.
Согласно регистрация исходящих документов , подписываемых руководителем (заместителем) осуществляется в канцелярии; исходящие документы, подписываемые начальниками структурных подразделений, регистрируются в отделах, а в канцелярию приносят только на отправку.
1С 8.3 Видео самоучитель «от Настроек до Баланса» Бухгалтерия предприятия 3.0 Урок 2
На практике такое разделение может внести путаницу, поэтому рекомендую закрепить это в нормативных документах (Инструкции по делопроизводству) единый подход — регистрировать все исходящие документы в ответственных отделах или в канцелярии (исключая служебные записки).
Как зарегистрировать входящий документ>>
Действия исполнителя после подписания документа:
Исполнитель создает новую регистрационную карточку (РК) документа — кнопка "Создать карточку" .
В новой РК документа заполняет поля : «Вид документа», «Дело», «Краткое содержание», «Подписал», «Исполнитель», а также при необходимости устанавливает переключатели «Отправить в бумажном виде» и «ДСП-документ» .
Формирует список рассылки документа;
Если исходящий документ не является ДСП-документом, файл документа вкладывает в поле «Документ» , а файл (файлы) приложения в поле — «Приложения» .
Кнопкой «Сохранить» сохраняет подготовленную РК исходящего документа.
Если документ отправляется в электронном виде, то он подписывается электронно-цифровой подписью руководителя (заместителя руководителя). В этом случае файл электронно-цифровая подпись вкладывается в поле «Документ» вместе с файлом документа.
ДСП-документ регистрируется также, но в РК ставится переключатель «ДСП» , и вложение не вкладывается. Если ДСП-документ направляется в электронном виде, то только с помощью закрытого канала связи.
Работа с документами "Для служебного пользования">>
Подписанный бумажный документ исполнитель передает в службу делопроизводства. Там регистратор исходящей корреспонденции проверяет полноту и правильность заполнения полей РК документа и регистрирует документ. Номер в системе электронного документооборота присваивается автоматически.
Второй экземпляр документа, отправляемого на бумажном носителе, остается в отделе и подшивается в дело. На втором экземпляре должны быть подписаны все необходимые визы.
Порядок согласования документов>>
Если документ отправляется в электронном виде, то можно использовать согласование в электронном виде. Это удобно, так как практически нет необходимости вставать со своего рабочего места. Если документ все же распечатывается, то визы ставятся на обратной стороне документа и проставляется отметка о наличии электронно-цифровой подписи. Второй экземпляр не распечатывается. Документ после отправки подшивается в дело.
Оформление документа может проверять секретарь при приеме документов на подпись руководителю (заместителю) или определенным сотрудником службы делопроизводства. В организационно-распорядительных документах Методические рекомендации рекомендуют ставить визу начальника службы делопроизводства.
