Синхронизатор физических и электронных канбан-досок из Германии — Сибирикс
Опубликовано: 06.09.2018
А основным объектом для разбора будет интересная идея синхронизации физической и электронной канбан-досок . Эту идею ребята реализовали в своем проекте JimFlow .
Интервью проводилось специально для CMS Magazine .
JimFlow | How to Digitize Your Kanban Boards from Jimdo on Vimeo .
— Сначала об истории. Расскажите о сути вашей разработки JimFlow, как пришли к такой мысли.
— JimFlow — это наше дополнение к системе управления проектами Канбан. Главная функция этой разработки — синхронизация физических канбан-досок с цифровыми «досками», а также электронной системой управления тикетами (Issue Tracker). Как вы, вероятно, знаете, канбан позволяет визуализировать рабочий процесс и прогресс выполнения заданий. Возьмем для примера использование системы канбан командой разработчиков. Все задания, которые должны быть выполнены для релиза той или иной функции, визуализируются на доске. Таким образом, все могут наблюдать рабочий прогресс проекта. Это основная идея системы канбан.
Однако в быстроразвивающейся компании количество людей в командах постоянно растет, появляется все больше и больше досок, заданий и проектов, которые необходимо осуществить. Из-за этого становится сложнее получить общее представление о всех текущих процессах в компании. Многие компании в таких ситуациях решают полностью переключиться с физических досок на цифровые. В случае Jimdo мы решили не делать этого потому, что мы видим огромную пользу в использовании физических Канбан-досок. Всегда можно пройти мимо них, посмотреть на задания, на текущие процессы, обсудить проекты у доски, приоритизировать их и так далее.
Например, если тикет (задание) невозможно выполнить без помощи команды разработчиков, то, по-нашему мнению, намного лучше перенести именно физический тикет на их доску.
Таким образом в буквальном смысле передается ответственность за задание. При этом сотрудник всегда может лично пообщаться с программистами, прояснить вопросы, связанные с проектом, спросить о сроках, объяснить важность задания, да и просто завязать личный контакт. Я уверен, что это намного лучше, чем просто передача тикета в электронной системе, потому что для нас особо важны хорошие дружеские отношения между сотрудниками.
— Что именно синхронизируется на карточках и досках (какие конкретно поля и данные)? Каким образом?
— JimFlow синхронизирует физические Канбан-доски с электронной системой управления тикетами (Issue Tracker).
Все доски оборудованы QR-кодами на различных уровнях: каждой доске присвоен собственный QR-код; каждой колонке отдельной доски также присвоены уникальные QR-коды (каждая доска разделена на три колонки: next, doing, done); каждый тикет оснащен собственным QR-кодом. Именно с помощью QR-кодов и происходит распознование тикетов. Система не распознает отдельный текст.
После создания тикета в Issue Tracker, он распечатывается на принтере и помещается на физическую доску. Напротив каждой доски расположены фото-терминалы, которые автоматически фотографируют их с интервалом в 10 минут и отправляют данные на сервер, который синхронизирует полученную информацию с системой управления тикетами. Это происходит путем идентификации системой QR-кодов: какой именно тикет в какой колонке на какой доске. После этого все, кто работают с тикетом, знают, что его статус был изменен.
JimFlow не только помог синхронизировать аналоговые доски и цифровую систему управления тикетами, но и позволил доставить актуальную информацию в офисы на других концах мира в режиме реального времени.
— Насколько трудоемка такая синхронизация, если на доске — несколько десятков задач (кажется, будет сложновато отыскать нужную карточку или вообще какие-либо изменения на доске?)
— QR-код — это ссылка на тикет в электронной системе. Мы сознательно ограничили JimFlow разделение на колонки на Next (следующий), Doing (работа над тикетом), Done (работа завершена), потому что, например, в команде разработчиков физические доски становятся все более и более сложными, в то время как доски менеджмента намного проще.
Таким образом, на физических досках у сотрудников есть возможность настраивать их так, как они хотят и управлять своим рабочим процессом так, как им нравится, но в цифровом варианте для остальной части компании важны только пункты: Next, Doing и Done. То есть на физической доске есть три обязательные колонки, которые настроены под JimFlow, но внутри этих колонок сотрудники могут создавать дополнительные категории и колонки, значимые для конкретной команды. Для нас это совершенно приемлемо, так как нам важно, чтобы люди в каждой команде работали так, как комфортно именно им.
— Как вообще возникла идея синхронизации аналоговых и цифровых Канбан-досок?
— Как я уже сказал, с одной стороны нам хотелось сохранить использование физических досок. Но, с другой стороны, в нашей электронной системе тикетов (Issue Tracker) появилась угроза полного беспорядка. В то же время нам не хотелось, чтобы сотрудники постоянно тратили время на совершенно нудную, рутинную работу по обновлению статусов тикетов. И у нас появилась идея сделать этот процесс легким и автоматизированным.
Итак, перед нами стояли две цели: первая — избежать рутинной работы по синхронизации физических и цифровых досок, а вторая — держать все команды (находящиеся в офисах в Сан-Франциско, Токио, Шанхае или просто на другом этаже) в курсе последних событий и предоставлять им самую актуальную информацию о ходе проектов. И в тот момент нам очень повезло, потому что мы встретили Миши Лер (Michi Lehr) — студента, который искал тему для своего дипломного проекта в Хайльброннском университете (Heilbronn University) по специальности Software Engineering. Он и занялся разработкой системы JimFow для улучшения взаимодействия физических и электронных канбан-досок.
— Почему бы просто не использовать цифровые доски? Можно вывести цифровую доску на большой экран и подключить к PC — этого разве не будет достаточно для того, чтобы команда могла общаться и обсуждать задачи совместно?
— В дополнение к тому, что я уже сказал о важности в компании личного общения между сотрудниками, есть еще несколько причин, почему мы используем и аналоговые и цифровые доски. Физические доски на самом деле очень недорогие, поэтому финансовый вопрос тут не стоит совсем. Кроме того, на физических досках можно делать все, что угодно, то есть организовывать тикеты и задания в любом виде. На цифровых досках это не так просто, но в принципе они тоже неплохо у нас работают.
Я отвечу на ваш вопрос так: все, что мы разрабатываем — это инновационные вещи, и на наш взгляд, если мы хотим создать идеальный продукт, то мы должны быть способны изменять внутренние процессы, но делать это очень аккуратно. И мы хотим сделать решение задач наших сотрудников очень простым. Многие компании стараются улучшать свои рабочие процессы посредством покупки более современного оборудования, компьютеров и гаджетов. Мы же помимо этого видим необходимость в оптимизации рабочего процесса.
— Почему вы считаете важным иметь при обсуждении актуальную информацию на доске, а не просто стикеры с кратким названием задач и их статусами?
— Физические Канбан-доски, как мне кажется, очень хороши для мотивации людей и для того, чтобы они почувствовали ответственность за то, что они делают. Кроме того, для коллег это отличное отображение проектов, над которыми человек работает.
— Расскажите пожалуйста, какая технология была использована для распознавания текста? Был ли взят за основу какой-либо open-source-продукт или коммерческий OSR-модуль, или это ваша самостоятельная разработка?
— Когда нам пришла эта идея, то мы нашли немного похожий продукт, но не смогли заставить его работать так, как нам было нужно. Получается, что идея синхронизации физических и цифровых досок уже витала в воздухе, но предыдущие разработки не удовлетворяли нашим потребностям. Поэтому программное обеспечение JimFlow было разработано нами с нуля.
На самом деле JimFlow является комбинацией различных программ, которые работают вместе и в данной ситуации не имеют смысла одна без другой. Нам также было очень важно создать что-то простое, что можно было просто настроить и использовать. При разработке мы обращали внимание на то, чтобы используемое оборудование было бы доступным в цене, что я считаю очень важным, потому что в каждой компании и без этого есть вещи, требующие финансовых вложений.
JimFlow состоит из четырех компонентов: JimFlowPrint, JimFlowCam, JimFlowKlopfer, JimFlowWall. Главные языки программирования: python и php (symfony2), а на камерах используется скрипт lua. JimFlowPrint позволяет распечатывать тикеты напрямую из системы управления заданиями с помощью одного клика. Эта часть написана в PHP с использованием Symfony2 Framework. Кроме того, эксплуатация Google Cloud Print позволяет доставлять то, что нужно распечатать, на нужный принтер. Распечатанный тикет будет включать небольшой QR-код для его идентификации. JimFlowCam — это небольшой скрипт LUA, который работает на камерах Canon и позволяет полностью автоматически совершать съемку досок и автоматическое удаление старых снимков. SD-карта с WiFi чипом переносит снимки на специальный сервер. JimFlowKlopfer — это небольшое приложение, написанное на python, которое сканирует QR-коды, сортирует их и создает специальный файл с информацией о них (JSON). JimFlowWall — это приложение, написанное на PHP с использованием Symfony2 Framework. Оно управляет досками и снимками, а также отображает их в цифровом формате. JimFlowWall обновляет систему управления тикетами (Issue Tracker) после получения сигнала от SD-карты.— С какими системами Issue Traсkers сейчас можно синхронизировать доски?
— В данный момент возможная синхронизация с системами Trac, Jira, но так как JimFlow является Open-source, каждый может взять и усовершенствовать это ПО под ту систему, которая им требуется.
— Часто, используя физические доски и стикеры, мы придумываем дополнительные метки на самих карточках. Например, deadline, приоритеты, или наклеиваем фотографии сотрудников-исполнителей, чтобы понимать, кто и за что в ответе. Насколько гибко JimFlow позволяет конфигурировать карточки?
— Я думаю, что вполне возможно это осуществить при желании, например, с помощью добавления QR-кодов или же с помощью усовершенствования системы, но мы не хотим усложнять это намеренно. Для нас важно сохранить этот процесс настолько простым, насколько возможно. Конечно, можно добавлять и новые категории, как на цифровые, так и на физические доски, и мы в Jimdo можем поставить какой-то стикер или фото человека, выполняющего задание прямо сейчас, на физическую. Но такие вещи важны только внутри команды, работающей над заданием в данный момент, а для остальной части компании важны только категории Next, Doing, Done, как я уже говорил. Снова подчеркну: поскольку JimFlow является Open-source, каждый желающий может добавить все, что ему требуется. Что же касается Jimdo, то для нас важно придерживаться принципа простоты.
— Сейчас ваш программный продукт бесплатен. Расскажите, за счёт чего идет разработка и какую бизнес-модель развития вашего продукта вы видите?
— Jimdo — это конструктор сайтов, и нашим основным продуктом является именно это. JimFlow не является разработкой, с помощью которой мы бы хотели зарабатывать деньги. Она была разработана для внутреннего пользования в компании, чтобы оптимизировать и улучшить в первую очередь наши рабочие процессы. Мы начали использовать JimFlow в Jimdo уже более года назад, а релиз для всех желающих использовать эту разработку был сделан в ноябре 2012 года.
Мы не планируем монетизировать JimFlow. Я понимаю, что, скорее всего, мы бы смогли заработать достаточно много, продавая эту разработку, но мы не хотим делать ее платной. Мы сами используем очень много open-source программного обеспечения, поэтому мы также чувствуем, что это очень здорово, когда и мы можем поделиться чем-то с другими. Кроме того, мы фокусируемся на усовершенствовании нашего основного продукта, и у нас нет времени постоянно работать над JimFlow.
Поэтому, если кому-то нужны дополнительные функции в этом ПО, мы всегда можем сказать, что это open-source и при желании их можно добавлять и изменять. С нашей стороны мы этим заниматься не будем, потому что в первую очередь JimFlow был разработан для потребностей нашей компании, и мы будем работать над ним только при необходимости.
— Можете ли примерно рассказать о затратах, которые потребует внедрение вашей системы, скажем, на команду из 5 человек?
— Во-первых, нужно купить камеру, которая стоит примерно 120 евро, SD-карту — 30 евро, принтер — 100-150 евро. JimFlow — это бесплатное open-source обеспечение. Также понадобится сервер, где будет работать Issue Tracker и нужно установить программное обеспечение, с помощью которого происходит распознавание. Таким образом, нужен всего один сервер и немного оборудования, так что получается очень дешево.
— Какие планы развития вашей системы?
— Есть цель, которой мы планируем заниматься в будущем, — это получение статистических данных о рабочем процессе. С помощью цифровых досок возможно рисовать различные графики и получать представление о том, что и как делают команды.
Эта информация будет в первую очередь полезна самим сотрудникам, потому что она дает им понимание того, сколько тикетов они обрабатывают за определенное время. Это позволит им увидеть со стороны их рабочий процесс и те моменты, которые они могли бы улучшить. И это соответствует принципам подхода Кайзен (Kaizen), который мы стараемся применять в компании. Кайзен — это концепция непрерывного обучения и совершенствования, когда человек старается стать лучше в том, что он делает, и быстрее. И в этом случае, рабочий процесс — это что-то, что хочется измерить и увидеть наглядно.
Мы также придерживаемся схемы PDCA-circle (Plan, Do, Check, Act), и если нужно что-то улучшить, то один из самых основных пунктов здесь — это проверка. Именно на этом этапе и нужны измерения и статистические данные, чтобы увидеть, насколько изменилась ситуация после каких-либо действий. Будущая планируемая версия JimFlow будет предоставлять статистику командам, чтобы они могли оценить, становится ли их работа над проектами быстрее.
Ну что. Сама идея — очень интересная. Я люблю физические доски. Особенно — пробковые, в которые можно втыкать булавки. Такой же кайф, как лопать пупырчатый полиэтилен! Еще я люблю порядок и когда могу добраться до списка своих задач из любой точки мира. И если кто-то будет синхронизировать доски за меня — тот молодец! Действительно, жалко, что современные технологии не позволяют это делать в полном объеме, распознавая мои рукописные каракули на карточках или передвигая бумажки на физической доске по клику мышкой. В прочем, я уверен, что есть ситуации и компании, когда синхронизация по QR-кодам, как это реализовали JimFlow — будет полезной. Пробуйте ;)
Информация о JimFlow и инструкции на английском языке находятся на данном сайте .
