1. Опис MS Access
2. Визначення основних понять
3. створення БД
4. Створення і заповнення таблиць
5. Створення та редагування схем даних
6. виконання запитів
7. види запитів
8. на вибірку
9. На створення суті
10. На додаток, видалення, редагування
11. висновок

У сучасному світі потрібні інструменти, які б дозволяли зберігати, систематизувати і обробляти великі обсяги інформації, з якими складно працювати в Excel або Word.

Подібні сховища використовуються для розробки інформаційних сайтів, інтернет-магазинів і бухгалтерських доповнень. Основними засобами, що реалізують даний підхід, є MS SQL і MySQL.

Продукт від Microsoft Office являє собою спрощену версію у функціональному плані і більш зрозумілу для недосвідчених користувачів. Давайте розглянемо покроково створення бази даних в Access 2007.

Опис MS Access

Microsoft Access 2007 - це система управління базами даних (СКБД), що реалізує повноцінний графічний інтерфейс користувача, принцип створення сутностей і зв'язків між ними, а також структурний мову запитів SQL. Єдиний мінус цієї СУБД - неможливість працювати в промислових масштабах. Вона не призначена для зберігання величезних обсягів даних. Тому MS Access 2007 використовується для невеликих проектів і в особистих некомерційних цілях.

Але перш ніж показувати покроково створення БД, потрібно ознайомитися з базовими поняттями з теорії баз даних.

Визначення основних понять

Без базових знань про елементи управління і об'єктах, що використовуються при створенні і конфігурації БД, не можна успішно зрозуміти принцип і особливості налаштування предметної області. Тому зараз я постараюся простою мовою пояснити суть всіх важливих елементів. Тож почнемо:

1. Предметна область - безліч створених таблиць в базі даних, які пов'язані між собою за допомогою первинних і вторинних ключів.
2. Сутність - окрема таблиця бази даних.
3. Атрибут - заголовок окремого стовпця в таблиці.
4. Кортеж - це рядок, що приймає значення всіх атрибутів.
5. Первинний ключ - це унікальне значення (id), яке присвоюється кожному кортежу.
6. Вторинний ключ таблиці «Б» - це унікальне значення таблиці «А», що використовується в таблиці «Б».
7. SQL запит - це спеціальне вираз, яке виконує певну дію з базою даних: додавання, редагування, видалення полів, створення вибірок.

Тепер, коли в загальних рисах є уявлення про те, з чим ми будемо працювати, можна приступити до створення БД.

створення БД

Для наочності всієї теорії створимо тренувальну базу даних «Студенти-Іспити», яка буде містити 2 таблиці: «Студенти» та «Іспити». Головним ключем буде поле «Номер заліковки», тому що даний параметр є унікальним для кожного студента. Решта поля призначені для більш повної інформації про учнів.

Отже, виконайте наступне:

1. Запустіть MS Access 2007.
2. Натисніть на кнопку «Нова база даних».
3. У вікні введіть назву БД і виберіть «Створити».
   

Все, тепер залишилося тільки створити, заповнити та зв'язати таблиці. Переходьте до наступного пункту.

Створення і заповнення таблиць

Після успішного створення БД на екрані з'явиться порожня таблиця. Для формування її структури і заповнення виконайте наступне:

1. Натисніть ПКМ по вкладці «Таблиця 1» і виберіть «Конструктор».
   
2. Тепер починайте заповнювати назви полів і відповідний їм тип даних, який буде використовуватися.
   

   Увага! Першим полем прийнято встановлювати унікальне значення (первинний ключ). Для нього переважно числове значення.

1. Після створення необхідних атрибутів збережіть таблицю і введіть її назву.
2. Знову натисніть ПКМ по вкладці з уже новим назву і виберіть «Режим таблиці».
   
3. Заповніть таблицю необхідними значеннями.
   

Порада! Для тонкої настройки формату даних перейдіть на стрічці у вкладку «Режим таблиці» і зверніть увагу на блок «Форматування і тип даних». Там можна кастомизировать формат даних, що відображаються.

Створення та редагування схем даних

Перед тим, як приступити до зв'язування двох сутностей, за аналогією з попереднім пунктом потрібно створити і заповнити таблицю «Іспити». Вона має такі атрибути: «Номер заліковки», «Екзамен1», «Екзамен2», «Екзамен3».

Для виконання запитів потрібно зв'язати наші таблиці. Іншими словами, це якась залежність, яка реалізується за допомогою ключових полів. Для цього потрібно:

1. Перейти у вкладку «Робота з базами даних».
2. Натиснути на кнопку «Схема даних».
3. Якщо схема не була створена автоматично, потрібно натиснути ПКМ на порожній області та вибрати «Додати таблиці».
   
4. Виберіть кожну з сутностей, по черзі натискаючи кнопку «Додати».
5. Натисніть кнопку «ОК».

Конструктор повинен автоматично створити зв'язок, в залежності від контексту. Якщо ж цього не сталося, то:

1. Перетягніть загальне поле з однієї таблиці в іншу.
2. У вікні виберіть необхідні параметри і натисніть "ОК".
   
3. Тепер у вікні повинні відобразитися мініатюри двох таблиць зі зв'язком (один до одного).
   

виконання запитів

Що ж робити, якщо нам потрібні студенти, які навчаються тільки в Москві? Так, в нашій БД тільки 6 чоловік, але що, якщо їх буде 6000? Без додаткових інструментів дізнатися це буде складно.

Саме в цій ситуації до нас на допомогу приходять SQL запити, які допомагають вилучити лише необхідну інформацію.

види запитів

SQL синтаксис реалізує принцип CRUD (скор. Від англ. Create, read, update, delete - «створити, прочитати, оновити, видалити»). Тобто за допомогою запитів ви зможете реалізувати всі ці функції.

на вибірку

В цьому випадку в хід вступає принцип «прочитати». Наприклад, нам потрібно знайти всіх студентів, які навчаються в Харкові. Для цього потрібно:

1. Перейти у вкладку «Створення».
2. Натиснути кнопку «Конструктор запитів» в блоці «Інші».
3. У новому вікні натисніть на кнопку SQL.
   
4. У текстове поле введіть команду: SELECT * FROM Студенти WHERE Адреса = «Харків»; де «SELECT *» означає, що вибираються всі студенти, «FROM Студенти» - з якої таблиці, «WHERE Адреса =« Харків »» - умова, яке обов'язково має виконуватися.
5. Натисніть кнопку «Виконати».
   
6. На виході ми отримуємо результуючу таблицю.
   

А що робити, якщо нас цікавлять студенти з Харкова, стипендії у яких понад 1000? Тоді наш запит буде виглядати наступним чином:

SELECT * FROM Студенти WHERE Адреса = «Харків» AND Стипендія> 1000;

а результуюча таблиця прийме наступний вигляд:

На створення суті

Крім додавання таблиці за допомогою вбудованого конструктора, іноді може знадобитися виконання цієї операції за допомогою SQL запиту. У більшості випадків це потрібно під час виконання лабораторних або курсових робіт в рамках університетського курсу, адже в реальному житті необхідності в цьому немає. Якщо ви, звичайно, не займаєтеся професійної розробкою додатків. Отже, для створення запиту потрібно:

1. Перейти у вкладку «Створення».
2. Натиснути кнопку «Конструктор запитів» в блоці «Інші».
3. У новому вікні натисніть на кнопку SQL, після чого в текстове поле введіть команду:

CREATE TABLE Викладачі
(КодПреподавателя INT PRIMARY KEY,
Прізвище CHAR (20),
Ім'я CHAR (15),
По батькові CHAR (15),
Пол CHAR (1),
Дата_рожденія DATE,
Основной_предмет CHAR (200));

де «CREATE TABLE» означає створення таблиці «Викладачі», а «CHAR», «DATE» і «INT» - типи даних для відповідних значень.

1. Клацніть по кнопці «Виконати».
2. Відкрийте створену таблицю.
   

Увага! В кінці кожного запиту повинен стояти символ «;». Без нього виконання скрипта призведе до помилки.

На додаток, видалення, редагування

Тут все набагато простіше. Знову перейдіть в поле для створення запиту та введіть наступні команди:

При величезній кількості полів в таблиці заповнювати базу даних стає складно. Можна випадково пропустити значення, ввести невірне або іншого типу. У даній ситуації на допомогу приходять форми, за допомогою яких можна швидко заповнювати суті, а ймовірність припуститися помилки мінімізується. Для цього будуть потрібні наступні дії:

1. Відкрийте потрібну таблицю.
2. Перейдіть у вкладку «Створення».
3. Натисніть на необхідний формат форми з блоку «Форми».
   
   

   Порада! Рекомендується використовувати «Розділену форму» - крім самого шаблону, в нижній частині буде відображатися мініатюра таблиці, яка зробить процес редагування ще більш наочним.

4. За допомогою навігаційних кнопок переходите до наступного запису і вносите зміни.
   

Всі базові функції MS Access 2007 ми вже розглянули. Залишився останній важливий компонент - формування звіту.

Звіт - це спеціальна функція MS Access, що дозволяє оформити і підготувати для друку дані з бази даних. В основному це використовується для створення товарних накладних, бухгалтерських звітів та іншої офісної документації.

Якщо ви ніколи не стикалися з подібною функцією, рекомендується скористатися вбудованим «Майстром звітів». Для цього зробіть наступне:

1. Перейдіть у вкладку «Створення».
2. Натисніть на кнопку «Майстер звітів» в блоці «Звіти».
   
3. Виберіть цікаву для таблицю і поля, потрібні для друку.
   
4. Додайте необхідний рівень угруповання.
   
5. Виберіть тип сортування кожного з полів.
   
6. Налаштуйте вид макета для звіту.
   
7. Виберіть відповідний стиль оформлення.
   
   

   Увага! В офіційних документах допускається тільки стандартний стиль оформлення.

8. Перегляньте створений звіт.
   

Якщо відображення вас не влаштовує, його можна трохи підкоригувати. Для цього:

1. Натисніть ПКМ на вкладці звіту і виберіть «Конструктор».
2. Вручну розширте цікавлять стовпці.
   
3. Збережіть зміни.

висновок

Отже, з упевненістю можна заявити, що створення бази даних в MS Access 2007 ми розібрали повністю. Тепер вам відомі всі основні функції СУБД: від створення і заповнення таблиць до написання запитів на вибірку та створення звітів. Цих знань вистачить для виконання нескладних лабораторних робіт в рамках університетської програми або використання в невеликих особистих проектах.

Для проектування більш складних БД необхідно розбиратися в об'єктно-орієнтованому програмуванні і вивчати такі СУБД, як MS SQL і MySQL. А для тих, кому потрібна практика складання запитів, рекомендую відвідати сайт SQL-EX , Де ви знайдете безліч практичних цікавих задачок.

Удачі в освоєнні нового матеріалу і якщо є будь-які питання - ласкаво прошу в коментарі!