Як комерційний директор, ви повинні пам'ятати: доступ до секретних відомостей (комерційної таємниці) та їх поширення слід захищати в письмовій формі всіма законними засобами. Лише тоді ви зможете вимагати від співробітників і контрагентів нерозголошення секретних даних, а в разі порушення цієї вимоги - компенсації і притягнення винних до відповідальності (аж до кримінальної).

Угода про комерційну таємницю все частіше використовують керівники компанії. Складіть точний список секретних даних, які ви хочете захищати, і вкажіть термін нерозголошення. Завжди ставте гриф «Комерційна таємниця» на документи, перераховані в цьому списку. Встановіть для менеджерів з продажу вибірковий доступ до секретних відомостей.

Помилка 1. Не конкретизували предмет комерційної таємниці

Часто компанії, встановлюючи режим комерційної таємниці (правові, організаційні, технічні та інші заходи з охорони конфіденційності даних, що становлять таку таємницю), не конкретизують, яка інформація до неї ставиться. Замість цього в угоді з контрагентом або локальному акті організації просто дублюють визначення з п. 2 ст. 3 Федерального закону від 29.07.2004 №98-ФЗ «Про комерційну таємницю» (далі - Закон №98-ФЗ): «Науково-технічна, технологічна, виробнича, фінансово-економічна або інша інформація (в тому числі складова секрети виробництва (ноу хау)), яка має дійсну або потенційну комерційну цінність в силу невідомості її третім особам, до якої немає вільного доступу на законній підставі й у відношенні якої власником такої інформації введений режим комерційної таємниці ».

Наслідки. В цьому випадку комерційної таємниці у вас де-факто не буде: якщо звільнитися визначенням із Закону №98-ФЗ, не уточнивши, які відомості відносить до комерційної таємниці саме ваша компанія, є великий ризик, що менеджери з продажу повідомлять комулібо секретні відомості, самі того не підозрюючи. І коли контрагент використовує ці дані в своїх інтересах, ні до нього, ні до своїх працівників ви не зможете пред'явити претензії. Зокрема, не можна буде звільнити співробітника за розголошення комерційної таємниці.

Як правильно. Обов'язково складіть точний перелік відомостей, віднесених до комерційної таємниці. По-перше, він необхідний вам, як керівнику, оскільки серйозно полегшить контроль за дотриманням комерційної таємниці співробітниками вашого відділу.

По-друге, складання такого переліку - необхідна умова для введення режиму комерційної таємниці. До неї ви маєте право віднести, наприклад, таку інформацію, як методи навчання персоналу, плани маркетингової діяльності, дані про фінансове становище постачальників, споживачів, посередників і навіть просто відомості про цих осіб (малюнок, п. 1.3 договору).

Пам'ятайте: якщо ви самі не вирішили, яку інформацію хочете захищати, суд тим більше не стане це робити: він просто відмовить вам у захисті. Тільки коли в компанії буде введений режим комерційної таємниці, ви зможете вимагати, щоб співробітники та контрагенти не поширювали секретну інформацію, яка стала їм відома під час роботи з вашою організацією. А якщо таке порушення трапиться, ви зможете зажадати компенсації і притягнення винних до відповідальності (на вашу вимогу про притягнення до кримінальної відповідальності може бути розглянуто на закритому судовому засіданні).

Помилка 2.Отнеслі до комерційної таємниці те, що згідно із законом нею не є

Багато комерсанти не знають, що ряд внутрішніх відомостей в силу закону не може бути комерційною таємницею, і зараховують до неї дані про чисельність штату, про забруднення навколишнього середовища, про вчинені організацією правопорушення, а також бухгалтерську (фінансову) звітність. Це властиво бізнесменам і комерційним директорам, які схильні перестраховуватися у всьому. Вони просто засекречують всі дані, які небажано знати стороннім особам, адже це може погано позначитися на конкурентних позиціях компанії або викликати пильний інтерес держорганів.

Наслідки. Якщо під час вашої угоду про захист комерційної таємниці потраплять, наприклад, дані про систему оплати та умови праці працівників, вакансії, заборгованості з податкових виплат, це буде прямим порушенням законодавства. Справа в тому, що згідно зі ст. 5 Закону № 98-ФЗ ці та ряд інших відомостей не можуть становити комерційну таємницю. А значить, ви ні від кого не зможете вимагати їх нерозголошення (наприклад, якщо ви затримуєте зарплату співробітникам і конкуренти поширюють інформацію про це, ви не зможете вимагати, щоб вони припинили це робити).

На офіційному сайті не повинно бути фрази «У нашому колективі працює понад 50 висококласних фахівців», якщо де-факто фахівців чи 20, чи повідомлення, що серед клієнтів компанії - «Газпром», Ощадбанк або X5 Retail Group, з якими насправді відносин немає. Такі відомості - кращий подарунок для конкурентів: вони отримують можливість кинути тінь на репутацію компанії і переманювати її клієнтів, довівши, що опубліковані на сайті дані - помилкові.

Як правильно. Якщо ви не хочете, щоб контрагентам стали відомі відомості, не віднесені законом до комерційної таємниці, дайте підлеглим усне розпорядження про нерозголошення таких відомостей стороннім особам (контрагентам, споживачам). Але пам'ятайте: законних способів забезпечити нерозповсюдження подібної інформації у вас немає. Будь-яка особа, якій вона стала відома, може використовувати її в своїх цілях. Тому ваша задача - подбати, щоб позиціонування компанії не суперечило реальному стану справ.

Помилка 3. Не встановили режим охорони комерційної таємниці в документах

Ще один поширений сценарій: секретні відомості в документі перерахували, а гриф «Комерційна таємниця» поставити забули. В результаті не забезпечена реальна охорона закритої інформації. Багато комерційні директори забувають, що такі дані треба ховати не тільки від контрагентів і недобросовісних чиновників, а й від співробітників. Через це рядові менеджери з продажу часто отримують доступ до тих же секретних даних (маркетинговим, фінансовим, стратегічним), що і комерційний директор.

Наслідки. Оскільки плинність кадрів в комерційних службах висока, велика і ймовірність, що ваші секрети швидко розійдуться по конкурентам або стануть відомі широкому колу осіб (наприклад, в результаті дій нечистих на руку маркетологів, яким ви замовили дослідження вашого ринку). В цьому випадку ви нікому не зможете пред'явити претензії: в ст. 10 Закону № 98-ФЗ чітко сказано, что` треба зробити, щоб режим комерційної таємниці вважався встановленим. І якщо ви не виконаєте хоча б одна умова, де-факто комерційної таємниці у вас не буде.

Як правильно. По-перше, встановіть в положенні про комерційну таємницю (далі - положення; затверджується наказом генерального директора) диференційований режим доступу до відомостей, її складових. При встановленні доступу виходите з посадових інструкцій і повноважень співробітників. Якщо у вас два заступника (один веде клієнтів-оптовиків, інший - роздрібний напрямок), встановіть, що кожен з них має доступ тільки до відомостей про відповідну групі клієнтів. А для пересічних менеджерів з продажу встановіть ступінь доступу до секретної інформації, яка потрібна їм для реалізації їх конкретних завдань (наприклад, вибірковий доступ до аналітичних даних про продажі).

І обов'язково запишіть в положенні, які відомості, в яких випадках і з чиєї санкції можуть бути представлені контрагентам, наприклад рекламним агентствам, перевізникам, закупникам. Це послужить доказом, що ви обмежили співробітникам і контрагентам доступ до комерційної таємниці, встановивши чіткий порядок поводження з нею. Всі ваші співробітники, що мають відношення до комерційної таємниці, повинні розписатися в тому, що вони ознайомлені з положенням, і власноруч поставити дату ознайомлення ( «З цим положенням ознайомлений і згоден. Дата. Підпис. Прізвище, ініціали (повністю)»). Інакше працівник зможе заявити, що підписав положення пізніше дати розголошення секретних даних.

По-друге, обов'язково ведіть журнал обліку осіб, які отримали доступ до секретної інформації (як ваших працівників, так і співробітників організацій-контрагентів). У журналі вказуйте прізвище та посаду особи, конкретні відомості, які стали йому відомі, дату цього факту, ступінь доступу до комерційної таємниці згідно з положенням. У положенні про комерційну таємницю обов'язково запишіть, на кого з ваших співробітників (П.І.Б., посада) покладається функція ведення журналу, і стежте за її виконанням.

По-третє, включайте в усі договори з працівниками і контрагентами правила роботи з комерційною таємницею. Що стосується контрагента, з ним можна укласти окрему угоду (малюнок) або додати відповідні положення в договір поставки, підряду, надання послуг.

По-четверте, обов'язково наносите гриф «Комерційна таємниця» (з повним найменуванням та місцезнаходженням вашої організації) на всі матеріальні носії, що містять таку інформацію, - компакт-диски, папки з документами. Завжди включайте цей гриф до складу реквізитів документів, що містять комерційну таємницю.

Помилка 4. Не встановили термін дії угоди

Буває і так: контроль і облік ведуться, працівники мають диференційований доступ до секретної інформації, контрагенти підписали угоду про захист комерційної таємниці. Однак в положенні немає ні слова про те, протягом якого терміну охороняються секретні дані і як довго особа, їх дізнатися, чи не має права їх розголошувати.

Наслідки. Після закінчення терміну договору з контрагентом або розірвання трудового договору з працівником ваш колишній менеджер з продажу, ІТ-фахівець, юрист або маркетолог зможе спокійно використовувати всі секретні дані, до яких мав доступ в ході співпраці з вами, в інтересах ваших конкурентів.

Як правильно. Встановіть в договорах зі співробітником і угодах з контрагентами термін, протягом якого вони зобов'язані утримуватися від поширення стала їм відома комерційної таємниці (малюнок, п. 3.4 договору).

Угода про нерозголошення комерційної таємниці зразок .

Микола Чудаков,

керівник, головний редактор, юридична довідкова система «Система Юрист»

Інформація про автора і компанії

спеціалізується в області податкового і цивільного права. Закінчив факультет права ГУ ВШЕ. Працював на посаді головного редактора таких фахових видань, як «Арбітражна практика», «Податкові суперечки: теорія і практика», «Документи і коментарі».

- перша юридична довідкова система практичних роз'яснень від суддів. Офіційний сайт - www.1jur.ru