Метод топ-менеджера «Моя справа» Олега Анісімова

Мене часто запитують, які інструменти я використовую для планування своєї діяльності. Я відповідаю , Що Google Calendar, але без подробиць, тим часом як раз подробиці і важливі.

За допомогою Google Calendar я не тільки планую події, а й роблю нагадування, ставлю завдання, контролюю їх виконання і навіть роблю короткі замітки.

Розгляну на прикладах.

Нагадування, які не прив'язані до конкретного часу, я позначаю заходами з початком о 9:00 і закінченням о 9:00 (вони утворюють в календарі суцільну блакитну лінію). На один час вони призначаються, щоб не захаращувати календар візуально. Функція цих «заходів» - прийти в електронну пошту у вигляді повідомлення з ранку. Вранці в пошті я їх читаю: або вирішую відразу, або перепризначуваних на більш пізній термін, або скасовую, якщо актуальність пропала. Якщо в поштовій папці є непрочитані повідомлення, значить, не всі, хто прийшов повідомлення були розібрані.

Приклади таких нагадувань: написати лист, відповісти на лист, зателефонувати комусь, привітати з днем ​​народження, розкрити відео в YouTube, залізти в той чи інший сервіс, перевірити, чи зроблено доручену комусь, купити авіаквитки, оплатити щось і так далі. Тобто це будь-які справи, які можна зробити як в дев'ятій ранку, так і в будь-який інший час протягом дня.

Повідомлення включає посилання (якщо вона є), так що можна відразу з пошти перейти в потрібне місце і виконати завдання.

Справи, які прив'язані до конкретного часу (зустріч, вихід в Skype, телетрансляція тощо), я наголошую іншим кольором - не голубий, який використовується за умовчанням, а зеленим (для особистих питань) або рожевим (для ділових подій).

Таким чином, тиждень постає у вигляді таблиці. Відразу зрозуміло, який час зайнято, а яке вільно.

У будь-який час тижня в календарі червоною лінією показаний поточний момент. Минулі події відображаються менш яскравим кольором.

Завдання, яке в обов'язковому порядку треба виконати до дати X, я фіксую в календарі у вигляді події о 9:00 в цей день, але з обов'язковими неодноразовими оповіщенням по електронній пошті (наприклад, за чотири тижні, два тижні, тиждень, три дні, день і в дату X). Це дозволяє не забути про важливого завдання і заздалегідь її виконати.

Всі повідомлення в мене йдуть тільки у вигляді листів на електронну пошту. Такі листи я з однаковим успіхом бачу в Gmail в браузері і в смартфоні у вигляді сповіщень з мобільного поштової скриньки. Спливаючі вікна використовую вкрай рідко, коли особливо важливо щось не пропустити.

За замовчуванням всі повідомлення приходять до мене в пошту за десять хвилин до події. Це задається в настройках календаря. Щоб повідомлення прийшло в інший час або не спадало, треба вказати це при створенні або редагуванні події. Наприклад, якщо поставити оповіщення для завдання з блакитної лінії за 14 годин, то лист прийде напередодні о 19:00.

Багато події повторюються через встановлені проміжки часу. Наприклад, раз на тиждень по четвергах я залажу в Google Analytics, щоб подивитися аналітику по відвідувань цього сайта , А раз в квартал - сюди , Щоб перевірити, чи не призначила чи австралійська група AC / DC європейський тур. Такого роду нагадування потрапляють в блакитну смугу.

Якщо прийшла якась несподівана ідея, відкриваю Google Calendar в смартфоні і створюю подія на 9:00 наступного ранку з коротким описом ідеї (щоб не забути). У смартфоні Google Calendar виглядає так.

Буду радий, якщо комусь мій метод допоможе в плануванні. Скоро зроблю огляд інших сервісів Google, які реально спрощують роботу і життя.