1. Зі статті ви дізнаєтесь:
2. Яку ставлять печатку на листах і документах
3. Місце розташування друку на листі
4. Яке лист завіряється печаткою
5. Чіткого переліку документів, на які ставиться та чи інша друк, законом не встановлено. Але, якщо слідувати...
6. Чи ставити печатку на супровідному листі
7. Друк вдячних листів

Питання про те, чи потрібна печатка на листах і, якщо так, то то які листи потрібно завіряти печаткою, в практиці роботи виникає досить часто. Його рішення ускладнюється ще й тим, що в законі з цього приводу ніяких чітких вказівок немає. У статті ми постаралися дати повну відповідь на ці питання, керуючись доцільністю і здоровим глуздом.

Зі статті ви дізнаєтесь:

Для чого ставиться печатка на листі або іншому документі

Перш, ніж з'ясовувати питання, чи потрібна печатка на листах , Спочатку необхідно усвідомити, що вона собою являє. Це спеціальне пристосування з плоским підставою, виконаним з твердої гуми. На шарі гуми вирізане дзеркальне зображення відбитка печатки підприємства або організації. Якщо цей шар покрити спеціальним барвником і притиснути друк до аркуша паперу, на ньому з'явиться її точне відображення. Такі кліше печаток є, в деяких випадках, обов'язковими реквізитами документів і ставляться на підпис особи, яка підписала документ, з метою підтвердження достовірності цього підпису і документа в цілому.

Зверніть увагу: Основні технічні вимоги та опису форми і розмірів печаток, а також правила розміщення на них тексту наведені в ГОСТ Р 51511-2001 «Печатки з відтворенням герба Російської Федерації. Форма, розміри і технічні вимоги », затвердженому постановою Держстандарту Росії від 25 грудня 2001 р No 573-ст.

Вимоги на рівні державних, встановлені лише щодо тих печаток, на яких є зображення герба РФ і, в тому числі, гербів суб'єктів Федерації, муніципальних і сільських утворень. Відносно печаток комерційних структур таких загальних для виконання регламентів не існує. Тому якщо підприємство активно використовує печатку на вихідних листах і інших ділових документах для засвідчення підписів, доцільно розробити локальний нормативний акт, яким будуть регламентуватися такі питання, як:

• які типи печаток використовуються в організації;
• порядок і правила використання відбитків різного типу печаток;
• як вони зберігаються і хто відповідає за їх збереження;
• порядок поновлення печаток і їх утилізації і т.д.

Яку ставлять печатку на листах і документах

З урахуванням положень ГОСТ Р 51511-2001, все друк можна поділити на три типи:

прирівняні до гербовим;

До гербовим можна адресувати друку, на яких зображений герб Російської Федерації. Такі кліше можуть використовувати тільки органи державної влади, а також організації та установи, що мають статус державних або мають повноваження представляти державу. Державні повноваження, наприклад, мають приватні нотаріальні контори.

Прирівняна до гербовою друк на листі може стояти в тому випадку, коли його відправником є ​​комерційна організація. На відбитках таких кліше модно побачити фірмовий логотип компанії, її емблему або просто назва. Якщо у приватного підприємця є своя печатка, вона також має статус прирівняної до гербової. У цьому випадку замість найменування підприємства по її центру розташовані прізвище, ім'я та по батькові бізнесмена.

Державне мито й прирівняні до них друку на листах і документах обов'язково повинні мати круглу форму і містити такі реквізити організації, компанії або ІП, як:

• індивідуальний номер платника податків (ІПН);
• номер свідоцтва про державну реєстрацію.

Зверніть увагу: Нещодавно уряд ініціював ухвалення закону, яким скасовується обов'язкова наявність круглої, прирівняної до гербової печатки, яка раніше була необхідна всім юридичним особам. Тепер, якщо підприємство таке кліше у своїй діяльності не використовує, йому є сенс оформити підтверджуючий лист про відсутність печатки, щоб полегшити взаємодію з банками та іншими державними структурами.

До простих належать ті друку, якими користуються окремі структурні підрозділи підприємств, а також ті, що призначені тільки для якогось одного виду документів. Їх форма може бути будь-який - квадратної, круглої трикутної. Такі друку на офіційних листах і документах не ставляться - використовують їх для засвідчення копій, довідок, пропусків і ін.

У таблиці представлені деякі види документів і види печаток, які ставляться на них.

Назва документу

вид друку

Трудові та цивільно-правові договори, угоди до них, договори підряду

Прирівняна до гербовою

Довідки з місця роботи, в тому числі про заробітну плату, і характеристики

Простий друк (відділу кадрів, бухгалтерії або структурного підрозділу

Гарантійні та інші листи, в яких фіксуються факти, пов'язані з рухом грошових коштів

Прирівняна до гербовою

Локальні нормативні акти роботодавця

Прирівняна до гербовою

Клопотання про нагородження співробітника, грамоти та дипломи

Простий друк (структурного підрозділу)

трудові книжки

Прирівняна до гербовою

Місце розташування друку на листі

печатка на офіційному листі є підтвердженням юридичної значимості цього документа. Її наявність і розташування встановлено ГОСТ Р 6.30-2003 «Уніфіковані системи документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів ».

Зверніть увагу: У поточному році цей регламент буде замінений ГОСТ Р 7.0.97-2016 , Який вводиться в дію вже з 1 липня.

Відповідно до стандарту, відбиток - обов'язковий реквізит, що має порядковий номер 25, розташовується внизу документа, трохи нижче тієї рядки, в якій вказується посада та прізвище особи, яка підписала документ. Відбиток повинен бути розташований так, щоб частково перекривати найменування посади, але не перекривати собою підпис і прізвище який підписав документ особи.

У деяких випадках місце, де ставлять печатку на листах чи інших документах, позначено буквами «М.П.». Це передбачає, що відбиток повинен бути поставлений прямо поверх цих літерних позначень.

Читайте також:

Яке лист завіряється печаткою

Відповідно до загального правила, встановленого ГОСТ Р 6.30-2003, печатка , Що завіряє справжність підпису тієї посадової особи, яким підписано документ, ставиться в трьох випадках:

• на документах, що засвідчують права пред'явника;
• на тих, які фіксують факти, пов'язані з рухом грошових коштів;
• в інших випадках, які передбачають необхідність засвідчення справжності підпису.

Довідка

Чіткого переліку документів, на які ставиться та чи інша друк, законом не встановлено. Але, якщо слідувати рекомендаціям вищезгаданого ГОСТу, на лист ставиться печатка, якщо воно:

1. є гарантійним;
2. підтверджує виконання взятих раніше або прийняття на себе нових зобов'язань по оплаті;
3. встановлює графік поставок або, наприклад, графік поетапної оплати.

Чи потрібна печатка на офіційному листі

Раніше, коли бланки організацій і підприємств виготовлялися виключно друкарським способом і кожен з них мав свій реєстраційний номер, діяло правило, згідно з яким печатка на листі, надрукованому на бланку, не ставилася. За винятком листів, що мають фінансове утримання, звичайно. Але в даний час майже на всіх підприємствах з метою економії часу і коштів бланки формуються в звичайних текстових редакторах, встановлених на будь-якому комп'ютері і роздруковуються тут же на принтері. Особливої ​​складності в тому, щоб підробити будь-який бланк немає.

Зверніть увагу: Якщо лист без печатки і віддруковано на бланку, але є сумніви в його автентичності, необхідно зв'язатися з організацією-відправником за контактними телефонами вказаними в шапці бланка і уточнити, відправляли вони такий документ.

Має сенс скласти локальний нормативний акт, яким буде регламентуватися порядок використання печаток на підприємстві і буде чітко прописано, які листи потрібно завіряти печаткою. Цим документом буде визначено перелік ділових паперів, в обов'язковому порядку вимагають запевнення, а також встановлені правила в яких випадках і на яких документах буде ставиться гербова або прирівняна до неї друк, а на яких - проста.

Чи ставити печатку на супровідному листі

Супровідний лист саме по собі ніякого інформаційного навантаження не має. Цей вид ділової кореспонденції оформляється у вигляді вступної частини, як правило, складається з стандартної фрази-штампа: «При цьому направляємо вам; ...» або нумерованих переліку з описом кожного документа, який перебуває в пакет відправки.

Прямий необхідності ставити печатку на супровідному листі немає, навіть якщо в пакет документів входять якісь ділові папери, що мають характер фінансових і гарантійних зобов'язань, ті ж договори, наприклад.

Зверніть увагу: категорично забороняється ставити печатку на порожніх бланках листів або чистих аркушах паперу - це прямий шлях до зловживань і шахрайства.

Друк вдячних листів

Як правило, для оформлення подячних листів, особливо якщо вони призначені для урочистого вручення комусь із працівників, використовуються вже готові друкарські кольорові бланки-листівки, а не стандартні бланки підприємства. В такому випадку, є прямий сенс поставити печатку на підпис керівника під листом подяки.

Якщо ж такий лист надсилається на адресу замовника, клієнта або партнера по бізнесу, для його оформлення, як правил, використовується типовий бланк організації. Якщо це так, немає необхідності ставити на такому вдячному листі гербову або прирівняну до неї друк.