різні приклади ділового листа (Або службового) представлені в розділі «зразки листів». Здесь и сейчас давайте розглянемо основні правила ділового листування, освоєння яких дозволить вам зменшити витрати часу на ведення діловодства.
бланк листа
Головне правило - завжди використовуйте фірмовий бланк для написання ділового листа. Цим ви підкреслите солідність своєї організації, як то кажуть «зустрічають по одягу». Вид використовуваних бланків і склад реквізитів (по-іншому елементів оформлення) листа повинен бути закріплений, наприклад, наказом організації, якщо є інструкція з діловодства, то тоді там.
Дана стаття написана з урахуванням рекомендацій ГОСТ Р 6.30-2003 «Вимоги до оформлення документів». І згідно з цим стандартом можна використовувати бланк листа з кутовим розташуванням реквізитів або бланк листа з поздовжнім варіантом їх розташування.
Бланк листа повинен містити інформацію про організацію, що дозволяє легко її ідентифікувати. Наприклад, логотип, найменування організації, скорочене найменування (якщо закріплено в установчих документах), поштову адресу, контактні телефони, адресу сайту і електронної пошти та інші дані організації, або щось з перерахованого можна виключити. Строго це ніякими нормами не регламентується.
Кожен лист листи повинен мати поля не менше (тобто більше можна) зліва - 20 мм, праворуч - 10 мм, зверху та знизу - 20 мм. Якщо діловий лист понад одну сторінку, починаючи із другого, їх нумерують посередині і зверху. Якщо є додатки, то кожне нумерується окремо.
Правила ділового листування
Для ведення ділової переписки використовується природно официально-діловий стиль, його характеризує стислість і ясність викладу суті питання, стандартизація використовуваних фраз, відповідність нормам етикету.
Візовий збір необхідно складати з одного питання або декількох, але взаємопов'язаним. Якщо вам треба в одну і ту ж організацію звернутися з різних тематик, то напишіть кілька листів за однією адресою.
Згідно з правилами ведення ділової переписки прийнято відповідати на всі листи, за винятком надісланих до відома. Оперативно і чітко відповідайте на всі поставлені запитання. Затримка з відповіддю розцінюється як відмова від співпраці.
Текст ділового листа повинен бути написаний простими фразами (не потрібні витіюваті мовні звороти) в нейтральному тоні (не треба ніякої емоційності, надмірної люб'язності, грубості) без зайвих подробиць (що не відносяться до даного питання). Постарайтеся обійтися без орфографічних і пунктуаційних помилок.
Ви повинні чітко уявляти мету ділового листа - нова співпраця, збільшення продажів, викласти претензії, прискорити оплату послуг, висловити співчуття, запросити на презентацію, привітати і т.д.
Правилами ділового листування відповідно до етикетом допускаються такі варіанти поводження:
- «Шановний пане Новосельцев!» - передбачає дистанцію і носить більш офіційний характер,
- «Шановна Євгенія Станіславівна!» - показує налагодженість ділових відносин, применшує дистанцію,
- «Шановні панове!» - вживається при колективному зверненні.
Структура тексту ділового листа зазвичай складається з наступних частин:
- спочатку пояснюють причини, підстави, цілі написання листа,
- потім пропонуються на ваш погляд рішення, висновки, прохання, пропозиції, рекомендації,
- завершують послання коротким резюме, підбиттям підсумків ( «сподіваємося ...», «впевнені ...»).
Як викладається діловий лист:
- Просимо надати дані про ..., підтверджуємо отримання ..., направляємо на розгляд проект договору ... і т.п.
- Або ЗАТ «Тяганина» гарантує оплату ... ТОВ «Краплинка» повідомляє про отримання ... тощо
У діловому листуванні можливе використання фраз етикетної характеру в заключній частині тексту над підписом, наприклад:
- «З повагою,» «Щиро Ваш»
або в більш позитивному ключі -
- "З найкращими побажаннями",
- «З надією на продовження співпраці»,
- «З інтересом чекаємо від Вас нових пропозицій»,
- «Завжди раді надати Вам послугу» і ін.
Ось ви і отримали необхідний мінімум знань на тему «Ділове листування». Вам так само буде цікаво для продовження вивчення правил ведення ділової переписки прочитати статтю про оформленні ділового листа , Про вимоги до реквізитів листа. Наприклад, як правильно вказати адресата, поставити підпис та про інші важливі елементи. Я сподіваюся, що матеріал викладається кратно, зрозуміло і головне корисно.
Євгенія Смуга
*** Якщо ви звикли робити покупки в Інтернеті (купуєте одяг, телефони, послуги, бронюєте готелі і ін.), То ви можете повернути частину своїх грошей, наприклад, з допомогою даного СЕРВІСУ . У мене це працює.
Дякую Вам за додавання цієї статті в:
Ще цікаве по темі:
До запису 333 коментаря
Залишити коментар
