Відповідає Селянина Е. Н.
( Про автора ... )

У разі направлення працівника у службове відрядження за кордон роботодавець зобов'язаний відшкодувати йому понесені витрати.
Це оплата проїзду, найму житлового приміщення, додаткові витрати, пов'язані з проживанням поза місцем постійного проживання (добові), інші витрати, вироблені з дозволу керівництва.
1.Обоснованіе витрат на відрядження (з метою обчислення податку на прибуток).
Надіслати працівника організації у відрядження можна для виконання різних завдань. Наприклад, для вирішення питань з планування бізнесу, укладання угод з партнерами, закупівлю обладнання тощо У Вашому випадку мета, цілком ймовірно, вказана в програмі семінару.
У податковому обліку витрати на відрядження можуть бути визнані
- іншими витратами, пов'язаними з виробництвом і реалізацією (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ); - збільшувати первісну вартість основних засобів (п. 1 ст. 257 НК РФ);
- бути включеними в ціну придбаних товарів чи матеріалів, якщо вони враховуються в складі матеріальних витрат (п. 2 ст. 254 НК РФ);
- плата за участь в освітньому семінарі включається до складу витрат по підвищенню кваліфікації «штатников» згідно з підпунктом 23 пункту 1 та пункту 3 статті 264 Податкового кодексу (лист Мінфіну Росії від 28.02.2007 № 03-03-06 / 1/137).
Виходячи з тексту Вашого питання, витрати на відрядження генерального директора, можуть бути визнані в податковому обліку іншими витратами, пов'язаними з виробництвом і реалізацією.
2. Документальне підтвердження.
У податковому обліку відображаються витрати на відрядження, які обгрунтовані, документально підтверджені і спрямовані на отримання доходу (ст. 252 НК РФ).
Те, що поїздка для виконання службового доручення носить виробничий характер, може випливати з наступних документів:
1. наказу (розпорядження) про направлення працівника у відрядження за формами № Т-9 і Т-9а;
2. посвідчення про відрядження за формою № Т-10. Фактичний час перебування у місці призначення визначається за відмітками в цьому посвідченні про дні прибуття і вибуття;
3. службового завдання і звіту про його виконання за формою № Т-10а.
Це йдеться в листі УФНС Росії по м Москві від 18.01.2007 № 21-11 / 003922.
Однак працівникові, направленому в іншу країну з візовим режимом в'їзду, досить оформити наказ, в якому буде вказана мета поїздки і її тривалість. А для документального підтвердження витрат на відрядження фірмі досить зняти копію з тих сторінок закордонного паспорта, на яких знаходяться позначки про дати перетину кордонів відповідних держав. Таким чином, немає необхідності оформляти посвідчення про відрядження при поїздці за кордон (лист Мінфіну Росії від 17.05.2006 № 03-03-04 / 1/469, постанова ФАС Північно-Західного округу від 30.08.2005 № А56-2639 / 2005).
Крім того, співробітник повинен відзвітувати за виробленим видатках, надавши виправдувальні документи. Якщо вони оформлені іноземною мовою, то до них необхідно на окремому аркуші докласти порядковий переклад на російську мову. Така вимога випливає зі статті 68 Конституції РФ і безпосередньо встановлено в пункті 1 статті 16 Закону РФ від 25.10.91 № 1807-1 «Про мови народів Російської Федерації» і пункті 9 Положення по веденню бухгалтерського обліку і бухгалтерської звітності в Російській Федерації, затвердженого наказом Мінфіну Росії від 29.07.98 № 34н.
Працівник для поїздки у відрядження може придбати електронний авіаквиток, який не має документарної форми. У такому випадку підставою для визнання витрат для оподаткування прибутку можуть бути роздруківка електронного документа на папері та посадковий талон (лист Мінфіну Росії від 11.10.2007 № 03-03-06 / 1/717).
Всі виправдувальні документи повинні бути додані до авансового звіту. Зазвичай його складають і здають в бухгалтерію не пізніше трьох робочих днів після повернення відрядженого співробітника з поїздки. Це загальний порядок, встановлений в пункті 11 Порядку ведення касових операцій в Російській Федерації, затвердженого рішенням ради директорів Банку Росії від 22.09.93 № 40 і доведеного листом Банку Росії від 04.10.93 № 18, що діє в даний час. Оскільки в даному нормативному акті не уточнюється, до яких відряджень відноситься триденний термін - по Росії або за її межі, то виходить, що він поширюється на всі поїздки. Для визнання з метою оподаткування прибутку витрат на відрядження, що припадають на вихідні та свята, до звіту необхідно прикласти завірену копію затверджених керівником організації правил внутрішнього розпорядку, що передбачають режим роботи в ці дні (лист УФНС Росії по м Москві від 16.08.2006 № 20- 12/72393).
Отже, до складу авансового звіту в загальному випадку увійдуть: наказ про направлення у відрядження; службове завдання; копія закордонного паспорта з відміткою про перетин кордону; чеки, рахунки, квитки та інші документи, що підтверджують зроблені витрати. Крім того, до нього співробітник повинен докласти звіт про виконане завдання в іншій країні. Його форма № Т-10а аналогічна тій, що використовується при даних службових поїздках по території РФ.
Звіт може бути і у вигляді дуже докладного окремого документа.
3. Добові.
Відмітки в закордонному паспорті з датами перетину кордонів кожної іноземної держави є підставою для виплати добових працівнику. Якщо вони відсутні, то ці виплати можна розрахувати на підставі документів, які підтверджують час перебування відрядженого в тій чи іншій країні. Це наказ керівника організації про відрядження співробітника, квитки, посадочні талони, рахунки за проживання в готелі (лист Мінфіну Росії від 08.09.2006 № 03-03-04 / 1/660).
Роботодавець самостійно встановлює розмір відшкодування витрат, пов'язаних з проживанням поза місцем постійного проживання, і фіксує порядок і підстави їх виплат у внутрішніх документах організації: положеннях, інструкціях. А також в трудових договорах, що укладаються з співробітником (ст. 168 ТК РФ). Однак для розрахунку податку на прибуток дані витрати включаються до витрат в обмеженому розмірі (Постанова Уряду РФ від 08.02.2002 № 93). Тобто їх слід визначати за величиною, встановленої для виплати в країні, в яку працівник направляється, з дня перетину державного кордону при виїзді з РФ.
Норма, встановлена ​​при відрядженнях в межах Росії, застосовується при розрахунку добових з дня перетину кордону при в'їзді в РФ. Якщо працівник при цьому перебував у кількох зарубіжних країнах, то з дня вибуття з однієї країни в іншу дані витрати виплачують за значенням, встановленим для виплати в країні, в яку він направляється. Такий порядок прописаний в спільному листі Мінпраці Росії і Мінфіну Росії від 17.05.96 № 1037-ИХ. При цьому момент вибуття з однієї держави в іншу слід визначати по позначці в закордонному паспорті працівника. Днем перетину кордону РФ, якщо підтвердити документально цю дату не представляється можливим, слід вважати: при виїзді - момент від'їзду працівника з пункту відправлення в Росії, а при в'їзді в нашу країну - день його виїзду з пункту відрядження (див. Лист Мінфіну Росії від 14.12 .2004 № 03-05-01-04 / 105).
З 1 січня 2009 року в податковому обліку нормування добових скасовано. Тепер можна враховувати добові у витратах в повній сумі фактичних витрат, що підтверджено листом Мінфіну Росії від 06.02.2009 № 03-03-06 / 1/41.
Таким чином, починаючи з 2009 року добові з метою обчислення податку на прибуток враховуються в тому розмірі, який визначений відповідними внутрішніми документами компанії ст. 168 ТК РФ; п. 11 Постанови Уряду РФ від 13.10.2008г.№ 749.
Датою здійснення витрат на відрядження є дата затвердження авансового звіту. На цю дату компанія повинна відображає дані витрати по відрядженню у витратах з податку на прибуток.
З виключенням із Податкового кодексу норми, яка обмежувала розмір віднесення добових на витрати з податку на прибуток, знімаються питання і в частині їх оподаткування єдиним соціальним податком в 2009 році і внесками до відповідних фондів в 2010 році, в тому числі на пенсійні внески та внески на обов'язкове страхування від нещасних випадків.
ПДФО.
Граничні норми добових, які не обкладаються цим податком, застосовуються з 1 січня 2008 року.
При цьому вони складають за кожен день перебування у відрядженні:
- не більше 700 рублів - на території Росії;
- не більше 2500 рублів - за кордоном.
Ці нормативи застосовуються виключно для ПДФО та на інші податки не поширюються. Для розрахунку ПДФО з суми перевищення фактично отриманих працівником добових над їх нормативним розміром при відрядженнях за кордон слід застосовувати курс іноземної валюти до рубля на дату виплати добових (подп. 1 п. 1 ст. 223 НК РФ; лист Мінфіну Росії від 01.02.2008 № 03-04-06-01 / 27).
4. Інші витрати.
Крім виплат на проживання поза місцем постійного проживання співробітника у витратах на відрядження, які зменшують базу по податку на прибуток, перераховані також наступні витрати:
- на проїзд, житло;
- на оплату додаткових послуг, що надаються в готелях (за винятком витрат на обслуговування в барах і ресторанах, на обслуговування в номері, за користування рекреаційно-оздоровчими об'єктами);
- на оформлення і видачу віз, паспортів та інших аналогічних документів;
- консульські, аеродромні збори, плата за право в'їзду, проходу, транзиту автомобільного та іншого транспорту, за користування морськими каналами, іншими подібними спорудами та т. Д.
При розгляді перерахованих вище витрат як об'єкт оподаткування ПДФО слід звернути увагу на те, що в базу по ПДФО не увійдуть фактично вироблені і документально підтверджені цільові витрати:
- на проїзд до місця призначення і назад, збори за послуги аеропортів, комісійні платежі, на доставку в аеропорт або на вокзал у місцях відправлення, призначення чи пересадок, на провезення багажу;
- по найму житлового приміщення, оплату послуг зв'язку, отримання та реєстрацію службового закордонного паспорта, отримання віз, а також витрати, пов'язані з обміном готівкової валюти або чека в банку на готівкову іноземну валюту (п. 3 ст. 217 НК РФ).
Зверніть увагу: витрати організації з оплати послуг залу офіційних делегацій, суми компенсації вартості ресторанного харчування і поїздок на таксі у відрядженні, крім компенсації документально підтверджених витрат на проїзд в таксі в аеропорт або вокзал у місцях відправлення, призначення чи пересадок, включаються до бази з ПДФО , тобто підлягають оподаткуванню цим податком (листа Мінфіну Росії від 06.09.2007 № 03-05-06-01 / 99, від 24.08.2007 № 03-04-06-02 / 164, лист УФНС Росії по м Москві від 14.07.2006 № 28-11 / 62271).
5. Компенсація витрат на закордонну засновнику.
Згідно ст.166 ТК РФ відрядження:
"... Службове відрядження - поїздка працівника за розпорядженням роботодавця на певний термін для виконання службового доручення поза місцем постійної роботи.»
Відшкодування працівнику витрат на відрядження є компенсацією, пов'язаної з виконанням працівником трудових обов'язків.
Зверніть увагу, що перераховані вище витрати за витратами на відрядження враховуються при розрахунку податку на прибуток без обмежень. Для ПДФО є зазначені вище обмеження. При цьому, як було зазначено, необхідно мати документи і факти, що підтверджують економічну виправданість витрат на відрядження, відшкодовуються за рахунок коштів організації.