Будь-які повідомлення з проханням має складатися з добре продуманого обгрунтування і чіткого викладу прохання. Крім цього, можна використовувати прийоми, що підвищують ефективність листи.

Крок 1. До кого Ви звертаєтеся з проханням?

Звертайтеся до адресата персонально, краще - на ім'я по батькові:

«Шановний Іване Івановичу!», «Шановний пане Іванов!»

По-перше, Ви висловіть свою повагу адресату, по-друге, прохання, звернена до конкретної людини, накладає на нього відповідальність за її виконання. Бувають ситуації, коли прохання адресується колективу або групі осіб. В такому випадку також бажано максимально персоналізувати звернення:

«Шановні колеги!», «Шановні менеджери!», «Шановні молодші співробітники!», «Шановні працівники кадрової служби!»

- - Чи не знайшли потрібну Вам інформацію щодо ділових листів? Переходьте на сайт business-letter.ru і ви знайдете правила і приклади написання до всіх популярних видів ділових листів. І з кожним днем ​​прикладів ставати все більше! - - -

Крок 2. Чому Ви звертаєтеся до мене?

Зробіть комплімент адресату. Роблячи комплімент адресату, Ви відповідаєте на його питання: «Чому Ви звертаєтеся з цим питанням до мене?» Відмітьте його минулі заслуги або особисті якості.

«Ви готові завжди вислухати і знайти оптимальний шлях вирішення проблеми практично кожного, хто звернувся до Вас. І, треба віддати Вам належне, Ви багатьом допомогли ».

«Ви є провідним експертом в області ...».

«Ви багатьом допомогли вирішити найскладніші питання в сфері ...».

Цей прийом дозволить адресату поглянути на прохання пильніше і постаратися знайти можливість задовольни ть її.

Комплімент доречний, коли мова йде про нестандартні проханнях, коли адресата потрібно заручитися підтримкою, коли потрібно звернути увагу на деякі досягнення і якості, які потрібні і важливі для виконання Вашого прохання.

Дуже важливо не переступити межу між компліментом і грубими лестощами. Будьте щирі.

Крок 3. Обгрунтування прохання

Будь-яке прохання потрібно обгрунтувати, чому Ви звертаєтесь саме з цим проханням. Введіть адресата в контекст Вашої проблеми.

На цьому етапі потрібно підібрати три найбільш вагомих для адресата аргументу. Найкраще вибудувати аргументи за схемою: сильний - середній - найсильніший.

Прохання бувають різного рівня складності, тому адресат не завжди зацікавлений у виконанні чиїхось прохань. Його потрібно переконати, що виконання прохання несе в собі потенційну вигоду:

зацікавте адресата

Запропонуйте реалізувати якусь привабливу для нього можливість, пов'язану з виконанням Вашого прохання:

«У всі часи ділові, підприємливі люди прагнули не тільки домогтися матеріального успіху, але і залишити свій слід в історії Батьківщини, запам'ятатися добрими справами, завоювати повагу».

«Успішна діяльність будь-якого професійного співтовариства - це, перш за все, розуміння і підтримка з боку дружніх Союзів, участь в спільних заходах і проектах».

«Звичайно ж, Ваша велика мета - це чистий і впорядкований місто для людей».

Або ж озвучте проблему, яка дуже актуальна саме для Вашого адресата:

«Ви, як мудрий господар міста, напевно стурбовані безладними прогулянками дітей різного віку в непридатних для цього місцях, що призводить до частим ДТП і зростання дитячої злочинності».

«У ваш відділ почастішали звернення з непрофільних питань, що забирає багато безцінного робочого часу».

Покажіть, як Ваше прохання може допомогти реалізувати можливість:

«А сьогодні, коли наша країна робить ставку на молодь, важко знайти більш потрібне, свята справа, ніж допомога юнакам та дівчатам з неблагополучних сімей. У нашому місті є ті, хто вже надає таку допомогу - під егідою мерії на пожертвування городян діє наш благодійний центр «Спадщина», навчальний важких підлітків народних ремесел ».

Або вирішити проблему:

«Обладнання спеціалізованих місць для проведення часу дітей різного віку допоможе знизити рівень дитячої злочинності і звести до мінімуму ДТП за участю дітей».

Опишіть значимість прохання

Коли нема чого запропонувати адресату або в контексті даної прохання це недоречно, то краще ввести адресата в курс справи. Тут потрібно описати ситуацію настільки повно, наскільки це потрібно для розуміння актуальності прохання і важливості її виконання. Значимість прохання потрібно описати так, щоб «за душу взяло». Якщо прохання не відноситься до розряду «жалісливих», то потрібно показати адресату причинно-наслідкові зв'язки, що дасть виконання адресатом прохання.

«З (дата), згідно з договором про оренду № Х, орендна плата за 1 м2 становить 20 у.о. в день. Протягом останніх трьох місяців спостерігається спад торгової активності в зв'язку з економічною нестабільністю і соціальними заворушеннями. Середній прибуток від торгівлі становить 10 у.о. в день, чого не вистачає навіть на оплату оренди. Якщо не вжити заходів, то приватні підприємці змушені будуть закрити свої торгові точки, що може негативно відбитися на Ваших доходах ».

Таким чином, Ви повинні дати зрозуміти адресату, що виконання прохання несе в собі перспективу отримання матеріальних або нематеріальних благ.

Крок 4. Виклад прохання

Коли адресат підготовлений, можна викладати власне прохання. Текст прохання повинен бути досить лаконічним і гранично ясним. Ні в якому разі в ньому не повинно бути двозначності або недомовленості. Наприклад, якщо мова йде про зниження орендної плати, то важливо вказати до якого рівня:

«Просимо Вас знизити рівень орендної плати до стабілізації становища до 5 у.о. за м2 в день ».

Якщо мова йде про надання послуг, то максимально конкретизуйте прохання, вказуючи бажані дати, цінове питання і т.д .:

«Для обладнання гончарної майстерні потрібна піч для випалювання кераміки - ми просимо Вас допомогти нам в її придбанні. Вартість печі з установкою становить 998 тис. Рублів ».

В даному прикладі не зовсім зрозуміло, яка допомога потрібна від адресата. Краще прохання сформулювати більш конкретно: «Просимо Вас допомогти в придбанні печі для випалювання кераміки, перерахувавши на розрахунковий рахунок компанії з виробництва та встановлення печей 333 тис. У.о.».

Про що б Ви не просили, адресат повинен точно знати коли, чого, скільки і за якою ціною Ви хочете отримати. Узагальнена прохання більш схильна до ризику відмови, тому що у адресата не завжди є час і бажання розбиратися з подробицями. Крім того, Ви ризикуєте отримати не те, чого хочете, передаючи ініціативу адресату.

Наприклад, приватні підприємці написали лист з проханням про зниження орендної плати, але не вказали, до якого рівня вони хочуть знизити плату:

«Просимо Вас знизити рівень орендної плати до стабілізації становища».

В результаті вони отримали зниження орендної плати, але незначне (на 1% від наявної). Таким чином, їх прохання було задоволено, але мало що змінила в положенні ініціаторів листа.

У деяких випадках текст прохання можна виділити жирним шрифтом, щоб він виділявся в тексті, але не зловживайте цим прийомом.

Крок 5. Резюмуйте своє прохання.

Повторіть своє прохання і акцентуйте, яку вигоду отримає адресат в разі виконання прохання. Прохання слід трохи змінити. Найкраще підходить побудова пропозиції по схемі: «Якщо Ви виконаєте прохання, то буде Вам щастя».

«Якщо Ви підете нам назустріч і знизите орендну плату на час, поки стабілізується становище в регіоні, то зможете не тільки зберегти більше 150 робочих місць, але і не понесете глобальних збитків через повну відсутність орендної плати».

Але можуть бути й інші варіанти:

«Ви можете бути впевнені, що кожен рубль Ваших благодійних пожертвувань піде на добру справу і допоможе потрапили в складну ситуацію хлопцям вирости гідними громадянами».

«Ви можете бути впевнені, що кожна дитяча посмішка подарує Вам моральне задоволення від Вашої непростої роботи, а Ваші старання і зусилля - це інвестиція в гідних і щасливих громадян найближчого майбутнього».

Головне, повторити зміст прохання і вигоду від її виконання. Вигода не обов'язково повинна бути матеріальною. Пам'ятайте, що адресат - людина, і йому не чужі почуття.

ПРИКЛАД:

було

стало

«Люб'язно просимо Вас, І.І. Іванов, організувати зустріч абітурієнтів з головним менеджером Вашої компанії. Будемо вдячні за надану допомогу.

З повагою і вдячністю,

Директор центру зайнятості

П.П. Петров »

-

«Шановний Іване Івановичу!

Ваша компанія вже не перший рік бере участь в Програмі з профорієнтації абітурієнтів, допомагаючи їм визначитися з вибором професії.

Ви як менеджер по кадрам зацікавлені в підготовці фахівців, а ми готові допомогти з школярів почати готувати майстрів своєї справи. На сьогоднішній день професія менеджера одна з найбільш поширених, але багато абітурієнтів не мають чіткого уявлення про її сенсі.

У зв'язку з цим просимо Вас організувати зустріч головного менеджера з абітурієнтами 23 березня в 15.00 на базі Вашої компанії.

Розповівши хлопцям про секрети професії сьогодні, Ви закладаєте фундамент для підготовки справжніх професіоналів завтра. Можливо, через кілька років саме хтось із них виведе Вашу компанію на новий рівень розвитку.

З повагою і вдячністю,

Директор центру зайнятості

П.П. Петров »

І не забувайте про оформлення листа - це «обличчя» організації. Якщо ініціатором листа-прохання є організація, то такий лист оформляють на фірмовому бланку з підписом керівника або уповноваженої особи. Якщо приватна особа - то досить дотримання основних норм в розташуванні елементів листи. Ці деталі юридично і психологічно дуже важливі для адресата і формування правильного іміджу відправника.

Валентина Корінна

стаття була опублікована в журналі «КАДРОВИК» № 4 (квітень), Казахстан, Алмати