Лист-заявка: переваги і недоліки

Зі статті ви дізнаєтесь:
Порядок отримання товару
Крок 1.
Крок 2.
Крок 3.
Крок 4.
Як правильно написати лист-заявку
Які плюси і мінуси листи-заявки
позитивний момент
негативний момент
Чи можна відмовитися від заявки на поставку товару
Хто складає заявку
На що звернути увагу при оформленні заявки
Підведемо підсумки

Правильно оформлене лист-заявка на покупку допоможе в разі непорозумінь щодо термінів поставки, обсягів і якості замовлених товарів. У статті розповідається, як правильно написати лист-заявку і наводиться зразок листа-заявки.

Зі статті ви дізнаєтесь:

У яких випадках складається лист-заявка

Договір поставки складається таким чином, що подальша поставка товару проводиться на підставі листа-заявки. Лист-заявка надходить від покупця постачальнику.

У договорі може бути:

обумовлено, як написати заявку;
наведено її зразок як додаток;
вказано, що заявка подається в довільній формі.

Якщо в подальшому в положення про те, як скласти заявку, будуть внесені зміни, вони повинні бути закріплені спеціальним додатковою угодою до договору. Не виключена можливість, що постачальник товарів може розробити власні вимоги до того, як написати заявку і розмістити бланк заявки на своєму сайті. В останньому випадку, він має право вимагати від своїх покупців використовувати запропонований ним зразок заповнення заявки при оформленні замовлення.

Інша ситуація, в якій може знадобитися правильно написати заявку: коли сторони не можуть відразу конкретизувати асортимент товарів. У такому випадку всі необхідні товари покупець повинен вказати в конкретний лист-заявку.

лист -заявка також може бути використано для резервування на складі продавця продукції, необхідної конкретного замовника.

У деяких випадках цей документ може бути акцептом умов поставки, які пропонує постачальник. Це означає, що на покупця факт направлення заявки накладає зобов'язання прийняти та оплатити отриманий товар в разі відсутності претензій по його кількості і якості.

Якщо в подальшому між постачальником і покупцем виникнуть суперечки з приводу якості, кількості товару і термінів його постачання, то такий документ може допомогти вирішенню спорів без звернення до суду.

Порядок отримання товару

Загальна схема отримання товару згідно з попередньо оформленою заявкою складається з чотирьох кроків:

Крок 1.

Представник замовника зв'язується з представником постачальника і уточнює деталі поставки: наявність товару, термін прибуття (в разі відсутності товару), обсяг, маркування, тип, якість та інші деталі.

Крок 2.

Представник замовника уточнює спосіб передачі заявки: факс або електронна пошта і приступає до складання документа.

Крок 3.

Представник постачальника обробляє заявку і зв'язується із замовником для уточнення деталей і підтвердження замовлення.

Крок 4.

Заявка передається на склад і необхідний товар бронюється.

Якщо всі вищевказані кроки пройдені, замовник може бути впевнений в отриманні товару в потрібному обсязі і в зазначені терміни.

Як написати заявку в письмовому вигляді і зразок заявки можна знайти в статті за посиланням.

Читайте також:

Як правильно написати лист-заявку

Заявка може бути написана у вільній формі, за формою, зазначеною в договорі або запропонованої постачальником. Всі три варіанти мають у своїй структурі ряд обов'язкових елементів:

Назва організації-замовника або його структурного підрозділу. Реквізити організації, прізвище та ініціали керівника. Якщо ви є приватною особою, то вкажіть своє прізвище, ініціали та контактну інформацію.
Завдання на поставку товару. Найменування товару, базові характеристики (артикул і т.п.), ціна. Якщо у вас є особливі вимоги до якості, безпеки, технічним характеристикам, функціоналу, габаритам, упаковці та оформлення , Вкажіть їх в цьому пункті.
Орієнтовна ціна на товар - якщо лист-заявка заповнюється у разі тимчасової відсутності товару на складі. Джерело інформації про ціну: каталоги прайс-листів інших магазинів, що пропонують аналогічну продукцію, кошторисні розрахунки, довідково-інформаційні системи і т.п.
Структура ціни контракту: розвантаження, складання, оплата послуг консультантів.
Джерело фінансування замовлення. Це можуть бути бюджетні або позабюджетні кошти, якщо ви представляєте організацію.
Умови оплати товару. На практиці оплата найчастіше проводиться після отримання товару. Якщо постачальник є вашим перевіреним партнером, то можна вибрати авансову систему оплати. Зазвичай передоплата становить не більше 30% від загальної вартості поставки. Ще один варіант оплати - розстрочка. Він теж застосовується між партнерами, які довіряють один одному. У цьому випадку постачальник товару може погодитися на виплату суми поставки не відразу, а частинами.
Бажані терміни поставки (термін поставки вказується в точне число календарних або робочих днів з моменту подачі заявки). При визначенні терміну слід врахувати наявність товарів на складі і передбачити той факт, що розміщення і розгляд заявки в базі даних складу або магазину також займає якийсь час.
Адреса поставки: країна, населений пункт, вулиця, номер будинку, номер офісу і поверх.
Дата формування заявки та підпис. Якщо ви представляєте організацію, то буде потрібно підпис директора, начальника відділу або головного бухгалтера.

Зразок заявки на канцелярські товари та інші корисні матеріали по темі міститися в статті за посиланням .

Які плюси і мінуси листи-заявки

Заявка є документальною фіксацією бажання замовника отримати товар конкретної різновиди за вказаною ціною і в певний термін. Звідси випливає як переваги, так і недоліки даної форми.

позитивний момент

У разі виникнення непорозумінь чи розбіжностей, ви завжди можете послатися на документ, в якому зафіксовані назву товару, його ціна, кількість і терміни поставки.

Якщо товару немає на складі, в разі його надходження у вас буде пріоритет перед іншими замовниками і ваша партія товару буде заброньована конкретно під вас.

негативний момент

Документальна фіксація бажання є одночасно і перевагою, і недоліком. Якщо ви захочете замінити товар поставки на інший, то факт наявності заявки може ускладнити процедуру заміни і зажадати дотримання ряду формальностей.

Довідка

Чи можна відмовитися від заявки на поставку товару

Часто необгрунтовану відмову від поставки товару є порушенням умов угоди або договору. Якщо клієнт відмовляється від заявки, складеної, оформленої і прийнятої за всіма правилами, то постачальник має право ініціювати судовий розгляд з метою відновлення справедливості.

Іноді право відмовитися від заявки передбачено законом. До таких випадком відноситься факт потрапляння покупця в утруднені матеріальні умови, що не дозволяють йому виконати умови договору. Природно, що у нього повинні бути докази цього факту.

Хто складає заявку

Будь-який співробітник організації-замовника, по посадовій інструкції якого до повноважень входить дана функція, може написати заявку. Як правило, на невеликих підприємствах заявку становить секретар або директор.

На що звернути увагу при оформленні заявки

Зазвичай заявка складається у довільній формі і ніяких спеціальних вимог до її змісту не передбачено. Її складають на фірмовому бланку підприємства або на аркуші форматів А4 або А5. Заявка заповнюється від руки або роздруковується на принтері.

Головна вимога - заявка повинна містити підпис керівника або відповідальної особи.

Кілька років тому юридичних осіб звільнили від необхідності завіряти бланки заявок печаткою організації. Якщо така норма не закріплена в локальній нормативної документації компанії, необхідності завіряти бланк печаткою в 2018 році немає.

Як правило, заявка складається у двох примірниках. Перший відправляється постачальнику, а другий залишається у замовника. Як і вся вихідна документація, відправлений екземпляр заявки повинен бути зареєстрований в журналі вихідний документації компанії.

Приклад листа-заявки та шаблон заявки можна знайти в статті за посиланням .