Номенклатура справ: значення, види і форма

  1. Складання та затвердження номенклатури справ
  2. Значення номенклатури справ
  3. Види номенклатури справ
  4. Форма номенклатури справ

До початку нового календарного року потрібно встигнути доробити чимало паперової роботи. Підготувати справи, закінчені діловодством, до закриття, до переведення на нові режими зберігання. Провести експертизу цінності документів і справ з термінами зберігання. Скласти і ввести в дію номенклатуру справ. Допоможемо вам без запізнення і помилок розібратися зі справами по особовому складу.

Перш за все поговоримо про складання номенклатури справ відділу кадрів на 2015 р Зараз саме час цим зайнятися, враховуючи тривалу процедуру складання, погодження та затвердження. Нагадаємо, що номенклатура справ організації, складовою частиною якої є номенклатура справ кадрової служби, на майбутній календарний рік складається і затверджується в останньому кварталі поточного року, а вводиться в дію 1 січня наступного.

Складання та затвердження номенклатури справ

Цей документ перескладалися і узгоджується заново в разі корінних змін функцій і структури організації, але не рідше одного разу на п'ять років. Щорічно номенклатура справ лише уточнюється, передруковується з відповідними поправками, затверджується керівником організації і вводиться в дію з 1 січня наступного року (абз. 2 п. 3.2.5.5 Державної системи документаційного забезпечення управління. Основні положення. Загальні вимоги до документів і служб документаційного забезпечення, затв. наказом Головархіву СРСР від 23.05.1988 № 33 (далі - ГСДОУ), п. 3.4.6 Основних правил роботи архівів організацій (далі - Основні правила), схвалених рішенням Колегії Росархіву від 06.02.2002).

Прочитайте корисні статті по темі:

Особливість вступу в силу номенклатури справ полягає в тому, що, не дивлячись на грудневу дату затвердження, вона вводиться в дію тільки з січня наступного року. оскільки номенклатура справ відноситься до затверджуються документам, юридичну силу вона придбає тільки після оформлення грифа затвердження.

Далі ми зупинимося на загальних положеннях і деякі особливості роботи з номенклатурою справ.

Прочитайте корисні статті по темі:

Значення номенклатури справ

Номенклатура справ - це систематизований перелік заголовків справ, створюваних в організації, із зазначенням термінів їх зберігання (подп. 94 п. 3.1 розд. 3 ГОСТ Р 7.0.8-2013. Національний стандарт РФ. Система стандартів з інформації, бібліотечної та видавничої справи. діловодство і архівна справа. Терміни та визначення, затв. наказом Росстандарта від 17.10.2013 № 1 185-ст, п. 3.4.1 Основних правил, п. 3.2.5.1 ГСДОУ).

Номенклатура справ: зразок

Це один з тих документів, які повинні бути розроблені в кожній організації. Номенклатура справ є класифікаційним довідником, головним обліковим документом у діловодстві, основою для складання описів справ постійного і тимчасового (понад 10 років) зберігання та використовується при побудові інформаційно-пошукової системи; проведенні експертизи цінності документів, а також для визначення термінів зберігання справ, що містять документи тимчасового зберігання; для обліку справ тимчасового (до 10 років включно) зберігання в архіві організації (п. 2.3.3, 3.4.3 Основних правил).

Зверніть увагу!

Порядок складання номенклатури справ встановлено в п. 3.2.5 ГСДОУ і п. 3.4 Основних правил.

Прочитайте корисні статті по темі:

На жаль, на практиці далеко не всі роботодавці складають номенклатуру справ. І дарма. Це дуже корисний інструмент в повсякденній роботі співробітників кадрової служби, а іноді і у вирішенні трудових спорів. В окремих випадках судді приймають рішення на користь роботодавців, приймаючи до уваги наявність і оформлення номенклатури справ. Наведемо кілька судових рішень, в яких номенклатура справ фігурувала в якості доказів.

Так, судова колегія розглядала скаргу працівника Х. на винесене раніше рішення суду про відмову йому у стягненні з роботодавця оплати понаднормових робіт і роботи в нічний час. Позивач вважав, що така оплата йому належить, оскільки по журналу прийому-передачі змін видно, що у нього були переробки понаднормово і робота вночі. Судова колегія дала оцінку представленому працівником Х. журналу прийому-передачі змін і прийшла до висновку, що вказаний журнал не може бути прийнятий як доказ, оскільки не відповідає вимогам належності та допустимості доказів (на підприємстві відсутній індекс номенклатури справ № 18-15, журнал не шитий і не посвідчений організацією-роботодавцем). В задоволенні скарги працівникові було відмовлено, рішення раніше відбувся суду залишено без зміни (апеляційне визначення Суду Ханти-Мансійського автономного округу - Югри від 07.08.2012 по справі № 33-3441 / 2012).

Працівниця звернулася в суд з позовом до ФГБУ про скасування наказу про дисциплінарне стягнення, стягнення премії, компенсації моральної шкоди, збитків, пов'язаних з розглядом справи.

Прочитайте корисні статті по темі:

Вона була спрямована у відрядження до філії ФГБУ для надання практичної допомоги в кадровій роботі, а саме: в розробці і складанні номенклатури справ філії на 2012 р, в оформленні згідно з номенклатурою справ всіх папок на 2012 р, в складанні відповідно до інструкції по кадровому виробництва кадрових документів на 2012 рік, в усуненні недоліків в оформленні кадрових документів. Це знайшло своє відображення в службовому завданні. У звіті про його виконання працівниця вказала, що допомога була надана у відповідності до змісту (метою) службового завдання. Згідно з наказом роботодавця через неналежне виконання службового завдання працівниці було оголошено догану і прийнято рішення не нараховувати премію. Перевірка показала, що звіт працівниці не відповідає дійсності: номенклатура справ не була виправлена, папки згідно з номенклатурою справ та інструкції з кадрового діловодства були заведені, не усунений ряд недоліків в оформленні інших документів. При таких обставинах судова колегія дійшла висновку, що з боку працівниці мало місце порушення трудових обов'язків, покладених на неї трудовим договором та посадовою інструкцією, що виразилося в ненаданні практичної допомоги кадровому працівникові філії ФГБУ відповідно до службового завдання; порядок накладення дисциплінарного стягнення роботодавцем дотриманий; вимога про скасування наказу про накладення дисциплінарного стягнення задоволенню не підлягає (апеляційне визначення Саратовського обласного суду від 13.09.2012 по справі № 33-5320 / 2012).

Прочитайте корисні статті по темі:

Приклад оформлення номенклатури справ (фрагмент)

Судова колегія розглянула позов працівника Б. про скасування дисциплінарних стягнень, поновлення на роботі, стягнення зарплати за час вимушеного прогулу, відшкодування моральної шкоди. Однією з підстав звільнення стало відсутність у позивача наступних справ по номенклатурі за 2011 р .: «Журнал реєстрації ведення реєстру» (індекс справи № 01-07), «Законодавчі документи: закони, кодекси, накази» (індекс справи № 01-13) , «Положення про компенсаційний фонд» (індекс справи № 04-10), «Документи по страхуванню: Положення про страхування цивільної відповідальності, Положення про забезпечення майнової відповідальності» (індекс справи № 04-11). Цим позивач порушив кілька пунктів посадової інструкції.

Судом встановлено, що затверджена 18.03.2011 номенклатура справ на 2011 рік передбачає ведення і зберігання наступних справ: «Журнал реєстрації ведення реєстру» (індекс справи № 01-07), «Положення про компенсаційний фонд» (індекс справи № 04-10), «Документи по страхуванню: Положення про страхування цивільної відповідальності, Положення про забезпечення майнової відповідальності» (індекс справи № 04-11). З номенклатурою справ позивач був ознайомлений і отримав копію для роботи, однак справи, які він повинен був вести і зберігати, на день проведення перевірки (13.05.2011) у нього були відсутні, що підтверджено актом і свідками.

В апеляційній скарзі Б. вказав, що суд двічі необґрунтовано відмовляв йому в задоволенні клопотання про залучення до матеріалів справи і прослуховуванні аудіозапису розмови з співробітницею, яка принесла йому 25.04.2011 номенклатуру справ для підписання. Дана аудіозапис могла підтвердити підписання ним номенклатури справ не 18.03.2011, а 25.04.2011. Судова колегія дійшла висновку, що наведені доводи апеляційної скарги не тягнуть скасування оскаржуваного рішення суду, так як ознайомлення позивача з номенклатурою справ 25.04.2011 не виключає притягнення його до дисциплінарної відповідальності за відсутність зазначених справ на день перевірки (апеляційне визначення ВС Чуваської Республіки від 18.06 .2012 у справі № 33-1784-2012).

Прочитайте корисні статті по темі:

Види номенклатури справ

Є три види номенклатури справ: типова, приблизна і індивідуальна конкретної організації (п. 3.4.4 Основних правил, п. 3.2.5.2 ГСДОУ).

Типова номенклатура справ встановлює склад справ, що заводяться в діловодстві однотипних організацій, і є нормативним документом. Як правило, типова номенклатура розробляється в холдингових групах і в організаціях з територіально розгалуженою структурою (які мають філії та інші територіально віддалені структурні підрозділи).

Орієнтовна номенклатура справ аналогічна за призначенням типовій номенклатурі. Вона також розробляється для холдингів і організацій з територіально розгалуженою структурою, але носить рекомендаційний характер. Це означає, що входять до складу організації підрозділу або підконтрольні холдингової групи організації самі вирішують, приймати приблизну номенклатуру справ в якості зразка або складати індивідуальну.

Індивідуальна номенклатура справ розробляється в кожній організації. У неї з типової або зразкової номенклатури переносяться заголовки справ (з урахуванням специфіки підконтрольної організації або підрозділу) і терміни зберігання документів (без змін). Якщо організація не має типовий або приблизною номенклатури, індивідуальну вона розробляє самостійно.

Прочитайте корисні статті по темі:

Форма номенклатури справ

Як правило, номенклатура справ складається за встановленою формою на загальному бланку у вигляді єдиного (зведеного) документа для організації в цілому, що включає в себе в якості окремих розділів номенклатури справ окремих структурних підрозділів (секретаріату, бухгалтерії, юридичного відділу, кадрової служби і т. д.), розроблених за аналогічної формі, погоджених з керівником архіву або особою, відповідальною за архів, і підписаних керівниками цих підрозділів (абз. 3 п. 3.4.8 Основних правил). Якщо в організації немає структурних підрозділів, то розділами номенклатури можуть бути напрямки діяльності організації.

Форми зведеної номенклатури справ всієї організації і окремого структурного підрозділу наведені в Додатках 7 і 8 до п. 3.4.6 Основних правил. Кожна форма складається з п'яти граф:

  • графа № 1 - індекс справи;
  • графа № 2 - заголовок (томи, частини);
  • графа № 3 - кількість одиниць зберігання (справ, томів, частин);
  • графа № 4 - термін зберігання (томи, частини) і номер статті за переліком;
  • графа № 5 - примітка. Порядок заповнення граф номенклатури справ наведено в п. 3.2.5.4 ГСДОУ і п. 3.4.9 Основних правил.

Стаття опублікована в журналі "Довідник кадровика" №12, 2014р.

Читайте продовження: