- Складання та затвердження номенклатури справ
- Значення номенклатури справ
- Види номенклатури справ
- Форма номенклатури справ
До початку нового календарного року потрібно встигнути доробити чимало паперової роботи. Підготувати справи, закінчені діловодством, до закриття, до переведення на нові режими зберігання. Провести експертизу цінності документів і справ з термінами зберігання. Скласти і ввести в дію номенклатуру справ. Допоможемо вам без запізнення і помилок розібратися зі справами по особовому складу.
Перш за все поговоримо про складання номенклатури справ відділу кадрів на 2015 р Зараз саме час цим зайнятися, враховуючи тривалу процедуру складання, погодження та затвердження. Нагадаємо, що номенклатура справ організації, складовою частиною якої є номенклатура справ кадрової служби, на майбутній календарний рік складається і затверджується в останньому кварталі поточного року, а вводиться в дію 1 січня наступного.
Складання та затвердження номенклатури справ
Цей документ перескладалися і узгоджується заново в разі корінних змін функцій і структури організації, але не рідше одного разу на п'ять років. Щорічно номенклатура справ лише уточнюється, передруковується з відповідними поправками, затверджується керівником організації і вводиться в дію з 1 січня наступного року (абз. 2 п. 3.2.5.5 Державної системи документаційного забезпечення управління. Основні положення. Загальні вимоги до документів і служб документаційного забезпечення, затв. наказом Головархіву СРСР від 23.05.1988 № 33 (далі - ГСДОУ), п. 3.4.6 Основних правил роботи архівів організацій (далі - Основні правила), схвалених рішенням Колегії Росархіву від 06.02.2002).
Прочитайте корисні статті по темі:
Особливість вступу в силу номенклатури справ полягає в тому, що, не дивлячись на грудневу дату затвердження, вона вводиться в дію тільки з січня наступного року. оскільки номенклатура справ відноситься до затверджуються документам, юридичну силу вона придбає тільки після оформлення грифа затвердження.
Далі ми зупинимося на загальних положеннях і деякі особливості роботи з номенклатурою справ.
Прочитайте корисні статті по темі:
Значення номенклатури справ
Номенклатура справ - це систематизований перелік заголовків справ, створюваних в організації, із зазначенням термінів їх зберігання (подп. 94 п. 3.1 розд. 3 ГОСТ Р 7.0.8-2013. Національний стандарт РФ. Система стандартів з інформації, бібліотечної та видавничої справи. діловодство і архівна справа. Терміни та визначення, затв. наказом Росстандарта від 17.10.2013 № 1 185-ст, п. 3.4.1 Основних правил, п. 3.2.5.1 ГСДОУ).
► Номенклатура справ: зразок
Це один з тих документів, які повинні бути розроблені в кожній організації. Номенклатура справ є класифікаційним довідником, головним обліковим документом у діловодстві, основою для складання описів справ постійного і тимчасового (понад 10 років) зберігання та використовується при побудові інформаційно-пошукової системи; проведенні експертизи цінності документів, а також для визначення термінів зберігання справ, що містять документи тимчасового зберігання; для обліку справ тимчасового (до 10 років включно) зберігання в архіві організації (п. 2.3.3, 3.4.3 Основних правил).
Зверніть увагу!
Порядок складання номенклатури справ встановлено в п. 3.2.5 ГСДОУ і п. 3.4 Основних правил.
Прочитайте корисні статті по темі:
На жаль, на практиці далеко не всі роботодавці складають номенклатуру справ. І дарма. Це дуже корисний інструмент в повсякденній роботі співробітників кадрової служби, а іноді і у вирішенні трудових спорів. В окремих випадках судді приймають рішення на користь роботодавців, приймаючи до уваги наявність і оформлення номенклатури справ. Наведемо кілька судових рішень, в яких номенклатура справ фігурувала в якості доказів.
Так, судова колегія розглядала скаргу працівника Х. на винесене раніше рішення суду про відмову йому у стягненні з роботодавця оплати понаднормових робіт і роботи в нічний час. Позивач вважав, що така оплата йому належить, оскільки по журналу прийому-передачі змін видно, що у нього були переробки понаднормово і робота вночі. Судова колегія дала оцінку представленому працівником Х. журналу прийому-передачі змін і прийшла до висновку, що вказаний журнал не може бути прийнятий як доказ, оскільки не відповідає вимогам належності та допустимості доказів (на підприємстві відсутній індекс номенклатури справ № 18-15, журнал не шитий і не посвідчений організацією-роботодавцем). В задоволенні скарги працівникові було відмовлено, рішення раніше відбувся суду залишено без зміни (апеляційне визначення Суду Ханти-Мансійського автономного округу - Югри від 07.08.2012 по справі № 33-3441 / 2012).
Працівниця звернулася в суд з позовом до ФГБУ про скасування наказу про дисциплінарне стягнення, стягнення премії, компенсації моральної шкоди, збитків, пов'язаних з розглядом справи.
Прочитайте корисні статті по темі:
Вона була спрямована у відрядження до філії ФГБУ для надання практичної допомоги в кадровій роботі, а саме: в розробці і складанні номенклатури справ філії на 2012 р, в оформленні згідно з номенклатурою справ всіх папок на 2012 р, в складанні відповідно до інструкції по кадровому виробництва кадрових документів на 2012 рік, в усуненні недоліків в оформленні кадрових документів. Це знайшло своє відображення в службовому завданні. У звіті про його виконання працівниця вказала, що допомога була надана у відповідності до змісту (метою) службового завдання. Згідно з наказом роботодавця через неналежне виконання службового завдання працівниці було оголошено догану і прийнято рішення не нараховувати премію. Перевірка показала, що звіт працівниці не відповідає дійсності: номенклатура справ не була виправлена, папки згідно з номенклатурою справ та інструкції з кадрового діловодства були заведені, не усунений ряд недоліків в оформленні інших документів. При таких обставинах судова колегія дійшла висновку, що з боку працівниці мало місце порушення трудових обов'язків, покладених на неї трудовим договором та посадовою інструкцією, що виразилося в ненаданні практичної допомоги кадровому працівникові філії ФГБУ відповідно до службового завдання; порядок накладення дисциплінарного стягнення роботодавцем дотриманий; вимога про скасування наказу про накладення дисциплінарного стягнення задоволенню не підлягає (апеляційне визначення Саратовського обласного суду від 13.09.2012 по справі № 33-5320 / 2012).
Прочитайте корисні статті по темі:
Приклад оформлення номенклатури справ (фрагмент)
Судова колегія розглянула позов працівника Б. про скасування дисциплінарних стягнень, поновлення на роботі, стягнення зарплати за час вимушеного прогулу, відшкодування моральної шкоди. Однією з підстав звільнення стало відсутність у позивача наступних справ по номенклатурі за 2011 р .: «Журнал реєстрації ведення реєстру» (індекс справи № 01-07), «Законодавчі документи: закони, кодекси, накази» (індекс справи № 01-13) , «Положення про компенсаційний фонд» (індекс справи № 04-10), «Документи по страхуванню: Положення про страхування цивільної відповідальності, Положення про забезпечення майнової відповідальності» (індекс справи № 04-11). Цим позивач порушив кілька пунктів посадової інструкції.
Судом встановлено, що затверджена 18.03.2011 номенклатура справ на 2011 рік передбачає ведення і зберігання наступних справ: «Журнал реєстрації ведення реєстру» (індекс справи № 01-07), «Положення про компенсаційний фонд» (індекс справи № 04-10), «Документи по страхуванню: Положення про страхування цивільної відповідальності, Положення про забезпечення майнової відповідальності» (індекс справи № 04-11). З номенклатурою справ позивач був ознайомлений і отримав копію для роботи, однак справи, які він повинен був вести і зберігати, на день проведення перевірки (13.05.2011) у нього були відсутні, що підтверджено актом і свідками.
В апеляційній скарзі Б. вказав, що суд двічі необґрунтовано відмовляв йому в задоволенні клопотання про залучення до матеріалів справи і прослуховуванні аудіозапису розмови з співробітницею, яка принесла йому 25.04.2011 номенклатуру справ для підписання. Дана аудіозапис могла підтвердити підписання ним номенклатури справ не 18.03.2011, а 25.04.2011. Судова колегія дійшла висновку, що наведені доводи апеляційної скарги не тягнуть скасування оскаржуваного рішення суду, так як ознайомлення позивача з номенклатурою справ 25.04.2011 не виключає притягнення його до дисциплінарної відповідальності за відсутність зазначених справ на день перевірки (апеляційне визначення ВС Чуваської Республіки від 18.06 .2012 у справі № 33-1784-2012).
Прочитайте корисні статті по темі:
Види номенклатури справ
Є три види номенклатури справ: типова, приблизна і індивідуальна конкретної організації (п. 3.4.4 Основних правил, п. 3.2.5.2 ГСДОУ).
Типова номенклатура справ встановлює склад справ, що заводяться в діловодстві однотипних організацій, і є нормативним документом. Як правило, типова номенклатура розробляється в холдингових групах і в організаціях з територіально розгалуженою структурою (які мають філії та інші територіально віддалені структурні підрозділи).
Орієнтовна номенклатура справ аналогічна за призначенням типовій номенклатурі. Вона також розробляється для холдингів і організацій з територіально розгалуженою структурою, але носить рекомендаційний характер. Це означає, що входять до складу організації підрозділу або підконтрольні холдингової групи організації самі вирішують, приймати приблизну номенклатуру справ в якості зразка або складати індивідуальну.
Індивідуальна номенклатура справ розробляється в кожній організації. У неї з типової або зразкової номенклатури переносяться заголовки справ (з урахуванням специфіки підконтрольної організації або підрозділу) і терміни зберігання документів (без змін). Якщо організація не має типовий або приблизною номенклатури, індивідуальну вона розробляє самостійно.
Прочитайте корисні статті по темі:
Форма номенклатури справ
Як правило, номенклатура справ складається за встановленою формою на загальному бланку у вигляді єдиного (зведеного) документа для організації в цілому, що включає в себе в якості окремих розділів номенклатури справ окремих структурних підрозділів (секретаріату, бухгалтерії, юридичного відділу, кадрової служби і т. д.), розроблених за аналогічної формі, погоджених з керівником архіву або особою, відповідальною за архів, і підписаних керівниками цих підрозділів (абз. 3 п. 3.4.8 Основних правил). Якщо в організації немає структурних підрозділів, то розділами номенклатури можуть бути напрямки діяльності організації.
Форми зведеної номенклатури справ всієї організації і окремого структурного підрозділу наведені в Додатках 7 і 8 до п. 3.4.6 Основних правил. Кожна форма складається з п'яти граф:
- графа № 1 - індекс справи;
- графа № 2 - заголовок (томи, частини);
- графа № 3 - кількість одиниць зберігання (справ, томів, частин);
- графа № 4 - термін зберігання (томи, частини) і номер статті за переліком;
- графа № 5 - примітка. Порядок заповнення граф номенклатури справ наведено в п. 3.2.5.4 ГСДОУ і п. 3.4.9 Основних правил.
Стаття опублікована в журналі "Довідник кадровика" №12, 2014р.
Читайте продовження:
