- Основні кадрові документи
- Наказ (розпорядження) про прийом на роботу
- Графік відпусток
- Табелі обліку робочого часу
- Трудовий договір
- Правила внутрішнього трудового розпорядку
- Положення про захист персональних даних працівника
- Трудова книжка
- Книга обліку трудових книжок і вкладишів до них
- Договір про повну матеріальну відповідальність
- Локальні акти з охорони праці
- Вимоги, что пред'являються до оформлення реквізітів и складання текстів кадрових документів
- Відповідальність за ведення и Збереження кадрової документації
Обов'язкові кадрові документи повинні вестися всіма без винятку організаціями, незалежно від їх організаційно-правової форми, сфери діяльності та чисельності персоналу. Всі ці документи або прямо, або опосередковано названі в Трудовому кодексі.
Кадрова документація неодмінно повинна бути у кожного роботодавця. Це, зокрема, визначено в Трудовому кодексі. Наприклад, необхідність мати трудові договори з працівниками передбачена ст. ст. 56 і 67 ТК РФ, вести трудові книжки - ст. 66 ТК РФ, створювати правила внутрішнього трудового розпорядку - ст. 189 ТК РФ. Створення або ведення інших кадрових документів може бути передбачено також іншими законами (зокрема, положення про персональні дані - Федеральним законом від 27.07.2006 N 152-ФЗ "Про персональних даних" (далі - Закон N 152-ФЗ) або книга обліку руху трудових книжок і вкладишів - Постановою Уряду РФ від 16.04.2003 N 225 "Про трудові книжки").
Кадрову документацію умовно можна розділити на кілька типів.
1. За ступенем обов'язковості:
- обов'язкові документи - для ведення в усіх організаціях, незалежно від сфери діяльності, чисельності персоналу та організаційно-правової форми;
- рекомендаційні документи - носять рекомендаційний характер;
- специфічні документи - залежні від специфіки конкретної установи.
2. По цільової приналежності:
- документи з обліку особового складу працівників (накази про прийом на роботу, переведення на іншу роботу, надання відпустки, звільнення, особова картка працівника та ін.);
- документи, пов'язані із здійсненням функцій з управління персоналом і організацією праці.
3. За функціональним призначенням:
- внутрішні локальні нормативні акти - визначають загальні принципи роботи організації і обов'язкові для виконання всіма співробітниками організації, діяльності яких вони стосуються (положення, інструкції, постанови та ін.);
- інформаційно-розрахункові документи - в них міститься інформація, на якій базуються розрахунки різного характеру всередині організації, або документи, що служать для збереження необхідних для роботи відомостей (графіки, таблиці, розрахункові листи і т.д.);
- документи, що підтверджують трудову діяльність працівників. Згідно з трудовим і пенсійним законодавством ці документи є підтвердженням трудової діяльності;
- розпорядчі документи - документи, що видаються роботодавцем для передачі певних розпоряджень персоналу організації (накази, розпорядження, постанови, вказівки);
- журнали контролю і обліку - журнали (книги) обліку та реєстрації документів, що служать для встановлення на документах певного реєстраційного індексу і надають кадрових документів юридичну силу в трудових спорах.
До документів, які обов'язково повинні бути в наявності, можна віднести:
- штатний розклад;
- трудовий договір (контракт);
- наказ (розпорядження) про прийом на роботу (форма N Т-1);
- особову картку (форма N Т-2);
- наказ (розпорядження) про переведення на іншу роботу (форма N Т-5);
- наказ (розпорядження) про надання відпустки (форма N Т-6);
- графік відпусток (форма N Т-7);
- наказ (розпорядження) про припинення трудового договору (контракту) (форма N Т-8);
- табель обліку використання робочого часу (форма N Т-13);
- табель обліку використання робочого часу та розрахунку заробітної плати (форма N Т-12);
- правила внутрішнього трудового розпорядку;
- положення щодо захисту персональних даних працівника;
- трудову книжку;
- локальні акти з охорони праці.
Основні кадрові документи
Штатний розклад
Штатний розклад затверджується на початку роботи організації і надалі діє безстроково. Існує уніфікована форма штатного розкладу N Т-3, затверджена Постановою Держкомстату Росії N 1 <1>. При необхідності до штатного розпису може вноситися необмежену кількість доповнень, що затверджуються наказом керівника. У Трудовому кодексі прямо не сказано про необхідність наявності цього документа. Однак висновок про обов'язковість штатного розкладу можна зробити на підставі ст. 15 ТК РФ, згідно з якою трудові відносини мають на увазі роботу за посадою відповідно до штатного розкладу, а також ст. 57 ТК РФ, згідно з якою обов'язковою для включення в зміст трудового договору є трудова функція, яка визначається також відповідно до штатного розкладу. Крім того, штатний розклад неодноразово згадується в переліку документів, що перевіряються співробітниками ПФР (Постанова Правління ПФР N 11п <2>).
--------------------------------
<1> Постанова Держкомстату Росії від 05.01.2004 N 1 "Про затвердження уніфікованих форм первинної облікової документації з обліку праці та її оплати".
<2> Постанова Правління ПФР від 30.01.2002 N 11п "Про затвердження Методичних рекомендацій щодо організації та проведення документальної перевірки достовірності поданих страхувальниками індивідуальних відомостей про трудовий стаж і заробіток (винагороду), доході застрахованих осіб в системі державного пенсійного страхування".
Наказ (розпорядження) про прийом на роботу
Прийом на роботу оформляється наказом (розпорядженням) роботодавця про прийом на роботу (форма N Т-1, затверджена Постановою Держкомстату Росії N 1), виданим на підставі укладеного трудового договору. Зміст наказу (розпорядження) роботодавця має відповідати умовам укладеного трудового договору. Наказ (розпорядження) роботодавця про прийом на роботу оголошується працівникові під розписку в триденний термін з дня підписання трудового договору. На вимогу працівника роботодавець зобов'язаний видати йому завірену копію зазначеного наказу (розпорядження). При прийомі на роботу роботодавець зобов'язаний ознайомити працівника з діючими в організації правилами внутрішнього трудового розпорядку, іншими локальними нормативними актами, що стосуються трудовий функції працівника, колективним договором. Наказ слід довести до відома структурних підрозділів роботодавця. Саме цей документ є підставою для надання працівникові робочого місця, закріплення за ним необхідного майна роботодавця, ознайомлення його з внутрішніми документами, ділової листуванням і т.д. Проект наказу про прийом на роботу готується одночасно з трудовим договором. Термін зберігання наказів з особового складу, крім наказів про надання відпусток і відрядження співробітників (вони зберігаються 3 роки), і особистих карток становить 75 років.
Графік відпусток
Графік відпусток затверджується роботодавцем з урахуванням думки виборного органу первинної профспілкової організації (при наявності останнього) не пізніше ніж за два тижні до настання календарного року (ст. 123 ТК РФ). Існує уніфікована форма графіка відпусток N Т-7, затверджена Постановою Держкомстату Росії N 1. Застосовується вона для відображення відомостей про час розподілу щорічних оплачуваних відпусток працівників усіх структурних підрозділів організації на календарний рік по місяцях. При перенесенні терміну відпустки на інший час за згодою працівника і керівника структурного підрозділу у графік відпусток вносяться відповідні зміни з дозволу особи, яка затвердила графік, або особи, уповноваженої ним на це.
Табелі обліку робочого часу
Табелі обліку робочого часу фіксують робочий час кожного працівника за місяць при роботі з гнучким графіком з метою підсумованого обліку робочого часу (форми N Т-12 і N Т-13, затверджені Постановою Держкомстату Росії N 1). Табель обліку робочого часу зазвичай містить табельний номер кожного працівника, його прізвище, ім'я та по батькові, відомості про робочий час за кожне число місяця. Він ведеться табельщиком або відповідальним за табель особою, яка призначається наказом керівника. Служить для кадрового контролю і оплати праці в бухгалтерії установи.
Трудовий договір
Визначальну роль при формуванні пакета кадрової документації організації грає трудовий договір з працівником (ст. 56 ТК РФ). Трудовий договір укладається в письмовій формі і підписується працівником і роботодавцем. Умови трудового договору повинні фіксувати умови праці та її оплати, встановлені на основі діючих нормативних правових актів за згодою працівника і роботодавця. Зміст трудового договору визначається відповідно до ст. 57 ТК РФ. Його умови можуть бути змінені тільки за згодою сторін і в письмовій формі. Орієнтовна форма трудового договору та Рекомендації щодо його укладення встановлені Наказом Міністерства охорони здоров'я Росії N 424н <3>.
--------------------------------
<3> Наказ Міністерства охорони здоров'я України від 14.08.2008 N 424н "Про затвердження Рекомендацій щодо укладення трудового договору з працівником федерального бюджетної установи і його зразковою формі".
Правила внутрішнього трудового розпорядку
Правила внутрішнього трудового розпорядку затверджуються роботодавцем з урахуванням думки представницького органу працівників (ст. 190 ТК РФ). Уніфікованої форми даних правил не існує. Правила повинні бути розроблені кожним роботодавцем самостійно з урахуванням чинного законодавства і можуть включати в себе наступні розділи: прийом на роботу, переведення на іншу посаду та звільнення; основні права, обов'язки і відповідальність працівників і роботодавця; робочий час і час відпочинку; заохочення за успіхи в роботі; відповідальність за порушення трудової дисципліни та ін. Наприклад, якщо звільнений за прогул працівник буде оскаржувати це рішення в суді, одним з аргументів на користь роботодавця стануть правила внутрішнього трудового розпорядку, в яких прописані початок і кінець робочого дня.
Положення про захист персональних даних працівника
За статистикою в сфері порушень законодавства про працю лідирують порушення, які кваліфікуються як відсутність в організації положення щодо захисту персональних даних (обов'язок роботодавця щодо встановлення порядку зберігання і використання персональних даних вказана в ст. 87 ТК РФ) або не ознайомлення з ним усіх працівників під розпис ( п. 8 ст. 86 ТК РФ). Крім ТК РФ, є ще два нормативних документи, які зобов'язують роботодавців затвердити зазначене положення: Федеральний закон від 27.07.2006 N 149-ФЗ "Про інформацію, інформаційні технології і про захист інформації", Закон N 152-ФЗ. Персональні дані - це будь-яка інформація, що відноситься до певного або визначається на підставі такої інформації фізичній особі (суб'єкту персональних даних), в тому числі його прізвище, ім'я, по батькові, рік, місяць, дата і місце народження, адреса, сімейний, соціальне, майнове стан, освіта, професія, доходи, інша інформація (п. 1 ст. 3 Закону N 152-ФЗ). Формально навіть розголошення інформації по телефону про те, хто працює в організації, що містить прізвища працівників або номера особистих телефонів, є порушенням норм законодавства про захист персональних даних. Такий факт може стати причиною для звільнення за розголошення персональних даних іншого працівника (пп. "В" п. 6 ч. 1 ст. 81 ТК РФ). Положення щодо захисту персональних даних не має уніфікованої форми. При складанні в нього можуть бути включені наступні розділи: поняття і склад персональних даних; обов'язки і права працівника і роботодавця; збір, обробка і зберігання персональних даних; доступ і передача персональних даних; захист персональних даних працівника; відповідальність за розголошення інформації.
Трудова книжка
Згідно ст. 66 ТК РФ трудова книжка є основним документом про трудову діяльність і трудовий стаж працівника. Вона повинна бути пред'явлена працівником при його надходженні на роботу. Виняток становлять випадки, якщо працівник вперше влаштовується на роботу або трудовий договір з ним підлягає висновку на умовах штатного сумісництва. Роботодавець зобов'язаний вести трудові книжки на кожного працівника, який пропрацював в установі понад 5 днів. Заповнення трудової книжки вперше провадиться адміністрацією підприємства у присутності працівника. Порядок заповнення, ведення і зберігання трудових книжок докладно викладено в Інструкції щодо заповнення трудових книжок, затвердженої Постановою Мінпраці Росії від 10.10.2003 N 69. Всі записи, внесені до трудової книжки на останньому місці роботи, повинні бути завірені підписом керівника або працівника відділу кадрів і печаткою підприємства або відділу кадрів. Записи вносяться після видання наказу (але не пізніше тижневого терміну, а при звільненні - в день звільнення) і повинні проводитися в точній відповідності з формулюваннями ТК РФ. При звільненні працівника всі записи про роботу, нагородження, внесені в трудову книжку за час роботи на даному підприємстві, засвідчуються підписом його керівника та печаткою.
Книга обліку трудових книжок і вкладишів до них
При отриманні трудової книжки у зв'язку зі звільненням працівник розписується в книзі обліку трудових книжок і вкладишів до них. Книга обліку повинна бути пронумерована, прошнурована і скріплена підписом і печаткою.
Договір про повну матеріальну відповідальність
Серед документів, які повинні бути складені роботодавцем, слід звернути увагу на договори про повну матеріальну відповідальність (ст. Ст. 243, 244 ТК РФ). Вони в обов'язковому порядку укладаються з працівниками, які досягли 18-річного віку, в разі передачі працівникові цінностей для зберігання, обробки, продажу (відпуску), перевезення або застосування в процесі виробництва. Типова форма договору про повну матеріальну відповідальність затверджена Постановою Мінпраці Росії N 85 <4>.
--------------------------------
<4> Постанова Мінпраці Росії від 31.12.2002 N 85 "Про затвердження Переліків посад та робіт, які заміщаються або виконуються працівниками, з якими роботодавець може укладати письмові договори про повну індивідуальну або колективну (бригадної) матеріальної відповідальності, а також типових форм договорів про повну матеріальної відповідальності ".
Локальні акти з охорони праці
Система охорони праці регулюється розд. 10 ТК РФ. Якщо чисельність працівників установи перевищує 50 осіб, створюється служба охорони праці або вводиться посада спеціаліста з охорони праці, що має відповідну підготовку або досвід роботи в цій галузі (ст. 217 ТК РФ). Для організації роботи служби з охорони праці необхідно розробити і затвердити ряд форм: положення про службу охорони праці, посадові інструкції співробітників з охорони праці, інструкції з охорони праці, журнали реєстрації інструктажу та інші форми за потребою. Якщо чисельність працівників менше 50 осіб, керівник може покласти обов'язки з охорони праці на певного працівника, що може бути оформлено як суміщення професій (посад), за письмовою згодою працівника за додаткову плату (ст. 60.2 ТК РФ). Якщо обов'язки з охорони праці ні за ким не закріплені, відповідальність за порушення несе керівник підприємства.
Представлений перелік кадрових документів не є вичерпним, оскільки в процесі встановлення трудових відносин у роботодавця може виникати обов'язок оформлення інших документів, наприклад свідоцтва державного пенсійного страхування для працівника, що надходить на роботу вперше, посадових інструкцій працівників, графіка змінності працівників (якщо робота носить змінний характер) і т.д.
Вимоги, что пред'являються до оформлення реквізітів и складання текстів кадрових документів
Створення документів по кадрам, їх оформлення та уніфікація форм базуються на Вимогах, зазначеним у Постанові Держкомстату России N 1. Документи, для якіх немає уніфікованіх форм, та патенти, оформляті відповідно до ГОСТу Р 6.30-2003 "Уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації . Вимоги до оформлення документів "<5>. Уніфікації піддаються формати, склад и Розташування реквізітів, тексти документів по кадрам. Уніфікація документів по кадрам встановлює однаковість складу и форм документів по кадрам, Які фіксують однотіпні кадрові Функції и завдання, з метою СКОРОЧЕННЯ кількості застосовуваного кадрових документів, тіпізації їх форм, зниженя трудомісткості їх ОБРОБКИ, Досягнення інформаційної сумісності різніх автоматизованого систем документації, что функціонують в организации . Документи по кадрам повінні оформлятіся, як правило, на бланку, Який відповідає стандарту, мати встановлений комплекс обов'язкових реквізітів, Які розташовуються в Певного порядку. У процесі підготовкі та оформлення документів склад обов'язкових реквізітів может буті ДОПОВНЕННЯ іншімі реквізітамі, если того вімагають призначення документа, его обробка и т.д. В якості обов'язкових реквізитів документів по кадрам виступають найменування організації - автора документа; код організації - автора документа; назва структурного підрозділу або уніфікованої форми; код форми; дата; реєстраційний номер; заголовок до тексту; текст; підпис; візи узгодження; відмітка про виконання документа і направлення його до справи. Найменування організації, відбите в кадрових документах, повинно відповідати найменуванню, закріпленому в її установчих документах. Скорочене найменування організації приводять в тих випадках, коли воно закріплене в установчих документах. Скорочене найменування (в дужках) поміщають нижче повного. Найменування іноземною мовою відтворюють у тих випадках, коли воно закріплене в статуті (положенні) організації, причому в своєму розпорядженні його нижче найменування російською мовою. Код організації - автора документа проставляють за ЄДРПОУ підприємств і організацій (ЄДРПОУ) <6>. Довідкові дані про організацію включають поштову адресу, номери телефонів та інші відомості за рішенням організації (номери факсів, телефаксу, рахунок в банку, адресу електронної пошти та ін.). Найменування виду документа, складеного чи виданого організацією, регламентується статутом (положенням) організації.
--------------------------------
<5> Постанова Держстандарту Росії від 03.03.2003 N 65-ст.
<6> Наказ Росстату від 29.07.2008 N 174 "Про затвердження Положення про ведення Загальноросійського класифікатора підприємств і організацій (ЄДРПОУ) та внесення в нього змін".
Датою документа є дата його підписання або затвердження. Вона оформляється арабськими цифрами в такій послідовності: день місяця, місяць, рік. День місяця і місяць оформляються двома парами арабських цифр, розділеними крапкою. Наприклад, дату 5 січня 2000 р слід оформляти так: 05.01.2000. Допускається словесно-цифровий спосіб оформлення дати, наприклад 5 січня 2002 Реєстраційний номер документа складається з його порядкового номера, який можна доповнювати за рішенням організації індексом справи за номенклатурою справ, інформацією про кореспондента, виконавців і ін. Посилання на реєстраційний номер і дату документа включає реєстраційний номер і дату документа, на який дається відповідь. Місце складання або видання документа вказують в тому випадку, якщо утруднено його визначення за реквізитами "Назва організації" та "Довідкові дані про організацію", з урахуванням прийнятого адміністративно-територіального поділу. Цей реквізит включає тільки загальноприйняті скорочення. Гриф обмеження доступу до документа (конфіденційно, для службового користування та ін.), Позначку про статус документа (копія, проект та ін.) Проставляють без лапок на першій сторінці документа. Гриф обмеження доступу можна доповнювати даними, передбаченими законодавством про інформацію обмеженого доступу. Як адресата можуть виступати організації, їх структурні підрозділи, посадові особи та громадяни. Якщо документ надсилають посадовій або фізичній особі ініціали ставляться перед прізвищем. Найменування організації та її структурного підрозділу вказують у називному відмінку. Роботодавці можуть оформляти кадрові документи як за встановленими (уніфікованим) формам, так і в довільній формі - в залежності від конкретних відносин, які ці папери регулюють. Розглянемо приклад складання наказу.
Відповідальність за ведення и Збереження кадрової документації
Ми розглянули основні особливості кадрових документів, які повинні бути затверджені організацією в обов'язковому порядку і при відсутності яких перевіряючий інспектор з праці цілком законно може залучити установа до адміністративної відповідальності.
Порушення законодавства про працю та про охорону праці тягне за собою накладення адміністративного штрафу (на посадових осіб - у розмірі від 1000 до 5000 руб .; на юридичних осіб - від 30 000 до 50 000 руб.) Або призупинення діяльності на строк до 90 діб (ст. 5.27 КоАП РФ). Порушення законодавства про працю та про охорону праці службовою особою, раніше підданим адміністративному покаранню за аналогічне адміністративне правопорушення, - дискваліфікацію на строк від одного року до трьох років.
Трудовим кодексом також встановлено відповідальність за неправильне документування трудових відносин. Так, особи, винні в порушенні трудового законодавства, в тому чіслі и при веденні кадрового документообігу, могут буті прітягнуті до матеріальної, дісціплінарної, а такоже до цивільно-правової, адміністратівної и даже крімінальної відповідальності (ст. 419 ТК РФ). Відсутність обов'язкових кадрових документів, наявність якіх прямо покарано ТК РФ, відносіться до віпадків Порушення законодавства про працю.
Помилки, допущені в оформленні кадрової документації, також можуть бути кваліфіковані контролюючими та судовими органами як порушення трудових прав працівників. За це роботодавець може бути притягнутий як до адміністративної, так і до матеріальної відповідальності, в разі якщо в результаті допущених ним помилок (наприклад, внесення в трудову книжку неправильної або не відповідає законодавству формулювання причини звільнення) працівник втратив можливість працювати, тобто влаштуватися на нове місце роботи.
Стаття 13.20 КоАП РФ передбачає відповідальність за порушення правил зберігання, комплектування, обліку або використання архівних документів (до таких документів належить досить велика кількість кадрових документів - трудові книжки, особисті картки працівників, накази по особовому складу та ін.)
Особи, винні в порушенні норм, що регулюють отримання, обробку та захист персональних даних працівника, несуть дисциплінарну, адміністративну, цивільно-правову або кримінальну відповідальність відповідно до федеральними законами (ст. 90 ТК РФ). Те ж положення відноситься і до працівників, відповідальних за ведення, зберігання, облік і видачу трудових книжок. Стаття 137 КК РФ встановлює, що незаконне збирання або розповсюдження відомостей про приватне життя особи, що складають його особисту або сімейну таємницю, без його згоди або поширення цих відомостей у публічному виступі, публічно демонструються твори або засобах масової інформації караються штрафом в розмірі до 200 000 руб . або в розмірі заробітної плати або іншого доходу засудженого за період до вісімнадцяти місяців, або обов'язковими роботами на строк від 120 до 180 годин, або виправними роботами на строк до одного року, або арештом на строк до чотирьох місяців. При цьому ті самі дії, вчинені особою з використанням свого службового становища, - штрафом в розмірі від 100 000 до 300 000 руб. або в розмірі заробітної плати або іншого доходу засудженого за період від одного року до двох років, або позбавленням права обіймати певні посади чи займатися певною діяльністю на строк від двох до п'яти років, або арештом на строк від чотирьох до шести місяців.
Правильність ведення кадрової документації, а також дотримання трудового законодавства та інших нормативних правових актів, що містять норми трудового права, контролюються Держархівом і РОСТРУДИНСПЕКЦИЯ, які проводять періодичні планові та позапланові перевірки.
Крім того, згідно зі ст. 5.39 КоАП РФ передбачена відповідальність за неправомірну відмову в наданні громадянину зібраних у встановленому порядку документів, матеріалів, безпосередньо зачіпають права і свободи громадянина, або несвоєчасне надання таких документів і матеріалів, ненадання іншої інформації у випадках, передбачених законом, або надання громадянину неповної або завідомо недостовірної інформації: накладення адміністративного штрафу на посадових осіб в розмірі від 500 до 1000 руб.
Н.Грідіна
Експерт журналу "Заклади культури та мистецтва: бухгалтерський облік та оподаткування"
обов'язкові кадрові документи
кадрова документація
уніфіковані форми кадрових документів
книга реєстрації трудових договорів
основні кадрові документи
"Заклади культури та мистецтва: бухгалтерський облік та оподаткування", 2009 N 4
