1. Зі статті ви дізнаєтесь:
2. Чим стиль службових документів відрізняється від інших?
3. Загальні правила оформлення службових документів
4. Навіщо потрібна уніфікація мови службових документів?
5. Офіційно-діловий стиль службових документів: характерні особливості
6. Подібні умови формують особливі властивості офіційно-ділової інформації:
7. Вибір лексики при складанні службових документів
8. Морфологічні та синтаксичні особливості ділового стилю
9. Характерні морфологічні риси офіційної мови:

Які особливості мови і стилю службових документів потрібно враховувати при складанні офіційних паперів? Як написати грамотний текст відповідно до загальноприйнятих мовними нормами? Що потрібно знати секретарю про діловому стилі мови?

Зі статті ви дізнаєтесь:

У розмовній мові більшість з нас допускає використання нечітких формулювань або фраз, що мають двояке тлумачення. Ми часто надмірно багатослівні або, навпаки, занадто стримані в своїх висловлюваннях. У повсякденній мові така поведінка цілком прийнятно. Якщо справа стосується письмового документа, особливо офіційного, доводиться дотримуватися строгих правил. Кожна ділова папір має певне юридичне значення. Саме тому так важливо, щоб наявні в ній формулювання були однозначними, точними і бездоганними. Для цих цілей і використовується офіційно-діловий стиль службових документів, що дозволяє максимально точно і лаконічно обмінюватися інформацією.

Чим стиль службових документів відрізняється від інших?

За довгі роки еволюції в російській мові з'явилося кілька основних функціональних стилів. Кожен з них являє собою систему певних мовних засобів і використовується в різних сферах людського спілкування . Всі вони мають ряд специфічних лексичних, синтаксичних і морфологічних особливостей.

У сучасній науці прийнято виділяти п'ять основних мовних жанрів:

функція

Сфера використання

1

розмовний

Спілкування, обмін інформацією з побутових питань

Неформальна обстановка

2

художній

Вплив на уяву читача, передача емоцій автора, естетична

Художня література

3

публіцистичний

Донесення інформації до широкої аудиторії, формування громадської думки

Засоби масової інформації

4

науковий

Передача інформації і підтвердження її істинності

Наукове середовище

5

Офіційно-діловий

Інформування, оформлення документації

Офіційна обстановка, бізнес-середовище

Всі перераховані функціональні різновиди відрізняються один від одного формою реалізації, стильовими рисами, використовуваної лексикою.

Якщо говорити про мову і стиль службових документів, його досить легко відрізнити від інших. Він найбільш часто застосовується в діловодстві , Законодавстві, адміністративно-правової діяльності. Найчастіше він реалізується в письмовому вигляді у формі міркування, монологу. Його основною функцією вважається передача інформації. У діловій мові немає місця емоційності, він досить стандартизований і використовує різні мовні кліше, «канцеляризми». Помилково вважати, що високий рівень стандартизації ділової мови дозволяє використовувати лише типові конструкції. Цей жанр досить гнучкий, і оволодіти ним на високому рівні - ціле мистецтво.

Загальні правила оформлення службових документів

Порядок оформлення службової документації визначено на законодавчому рівні. Різними ГОСТами, нормативними актами строго регламентуються склад і розташування реквізитів, а в деяких випадках і зміст окремих частин тексту. З іншого боку, закон не зобов'язує використовувати офіційно-діловий стиль при оформленні службових документів.

Однак для того, щоб офіційний папір відповідала всім існуючим нормам і мала юридичну силу, застосування даного різновиду мови стає необхідністю.

Щоб надати документації офіційний характер, необхідно слідувати наступним вимогам до викладу інформації:

• дотримуватися загальноприйнятих норм літературної мови і офіційно-ділового стилю;
  
• використовувати переважно вживаються слова (типові обороти);
  
• застосовувати професійну термінологію, зумовлену тематикою;
  
• для вираження стандартних аспектів змісту використовувати отименние приводи, наприклад: «з метою надання допомоги», «в порядку проведення зборів»;
  
• обмежувати використання пропозицій з перерахуваннями, причетними і дієприслівниковими оборотами, а також інших складних синтаксичних побудов.

Навіщо потрібна уніфікація мови службових документів?

Однією з яскравих особливостей мови службових документів вважається його уніфікація. Цей процес триває безперервно і зачіпає, перш за все, мова типової документації. Стандартизація дозволяє досягти стислості викладу тексту і полегшує не тільки його складання, а й сприйняття. Як наслідок, скорочується час його оформлення і обробки. Перераховані вище процеси багато в чому схожі з пошуком інформації. Вони так само ефективно оптимізуються використанням ключових слів і типізованих оборотів літературної мови. Для службових документів прикладом уніфікації можна вважати всілякі накази, штатні розписи, реєстраційні журнали, бухгалтерську документацію. Тобто ті, для яких закон передбачає наявність уніфікованих форм.

Ще однією причиною уніфікації ділового мови можна вважати тенденцію автоматизації діловодства . Використання стандартних словесних формул і синтаксичних моделей дозволяє полегшити процес складання типових текстів. Стандартне побудова такого тексту служить для нього своєрідною рамкою. Завдання автора зводиться лише до його конкретизації в тому масштабі самостійності, який визначений типом тексту-зразка.

Читайте також:

Офіційно-діловий стиль службових документів: характерні особливості

Основна функція мови службових документів - зробити можливим об'єктивне, короткий і ясне висвітлення тих чи інших подій. Обмін інформацією в бізнес-середовищі має ряд специфічних особливостей. Учасниками даного процесу є юридичні особи: компанії, посадові особи та персонал організацій. Характер інформаційних взаємин визначається змістом її основної діяльності, компетенцією, місцем в ієрархії і багатьма іншими факторами.

Довідка

Подібні умови формують особливі властивості офіційно-ділової інформації:

1. офіційний характер ;
2. адресність;
3. повторюваність;
4. тематична обмеженість;

Для передачі інформації такого роду доцільно використовувати мовні засоби офіційно-ділового мови.

До характерних ознак мови, використовуваного для спілкування і документування в діловому середовищі можна віднести:

Точність і ясність

Слова і терміни використовуються в традиційних значеннях, що не допускають двоякого тлумачення.

лаконічність

Виклад ведеться максимально коротко, без опису другорядних деталей і повторів.

переконливість

Інформація повинна бути достовірною.

У викладі легко простежується логіка, використовуються вагомі аргументи, підкріплені посиланнями на нормативним актам.

Формулювання повинні бути бездоганні в юридичному відношенні.

нейтральність тону

Текст викладають від 3-ї особи.

Не припустима емоційне забарвлення подій і фактів.

Вживання стійких словосполучень

Більшість слів використовуються тільки з обмеженою групою слів. Приклади мовних кліше в службових документах: у зв'язку з розпорядженням ..., з метою забезпечення ..., вважаємо за необхідне ..., беручи до уваги ... і т.д.

Використання загальноприйнятих скорочень

Скорочення повинні бути зрозумілі адресату.

Використані скорочення повинні бути однаковими по всьому тексту.

Вибір лексики при складанні службових документів

При складанні офіційних паперів особлива увага приділяється ретельному підбору лексики і термінології. Особливостями лексики ділової мови вважаються: наявність фразеологізмів, абревіатур, канцеляризмів і архаїзмів. Використовувана професійна термінологія повинна бути загальноприйнятою і зрозумілою обом сторонам інформаційного обміну. Всі слова необхідно вживати в традиційному лексичному значенні. Це важливо для того щоб не допустити різних тлумачень однієї і тієї ж формулювання. Така можливість може негативно позначитися на юридичній силі службового документа.

Морфологічні та синтаксичні особливості ділового стилю

При складанні і оформленні службових паперів важливо враховувати морфологічні та синтаксичні особливості офіційно-ділового стилю.

Довідка

Характерні морфологічні риси офіційної мови:

1. часте вживання інфінітивом (дієслів в невизначеною формі);
2. використання модальних слів ( «по-думці ...», «безумовно ...», «по-перше ...»);
3. переважання відносних прикметників;
4. наявність великої кількості похідних прийменників і віддієслівних іменників;
5. використання складних слів, утворених від декількох основ.

Що стосується синтаксичних особливості мови і стилю службових документів, до них відносять:

• використання іменників у родовому відмінку по наростаючій конструкції: «керівника підрозділу підприємства»;
• переважання складносурядних речень.

При складанні офіційної документації необхідно врахувати, що вона є частиною іміджу організації. Як безграмотна мова співрозмовника відвертає нас від спілкування з ним, так і невірно складені папери можуть змусити засумніватися в компетентності компанії. Саме тому будь-який професіонал повинен майстерно володіти мовою службових документів і мати уявлення про його особливості.

Читайте також: