1. Google Форма
2. У твоїй компанії не дотримуються дедлайни?
3. проблеми
4. Google Таблиця
5. система
6. обмежуємо доступ
7. Переваги та можливості системи обліку в Google Таблицях і Формах

на своєму онлайн-курсі по Google Таблицям я розповідаю про створення систем обліку в Таблицях і Формах Google. А сьогодні розповім, як зробити систему обліку на прикладі магазину ювелірних прикрас.

Рік тому в одній групі Facebook з'явився запит на доопрацювання системи обліку виробництва і реалізації ювелірних прикрас. Спочатку потрібно тільки зробити зручні форми введення даних. Я взявся допомогти.

Спочатку облік вівся в Excel, але так як був потрібний онлайн-доступ до системи, довелося звернутися до Google Таблицям і Формам.

Довідка Google пише, що в Формах створюють онлайн-опитування і тести, але я знайшов їм ще одне застосування - пристосував для введення даних в базу.

Google Форма

Google Форми - сервіс хмарного сховища Google Диск. Для роботи з ним потрібен тільки поштову скриньку Gmail.

Переходимо на сторінку forms.google.com і натискаємо плюс справа внизу.

Форма створена, задамо назву і наповнимо вмістом.

Створимо питання для вибору назви, розміру, введення кількості проданого товару. Задамо для перших двох питань тип «Список, що розкривається», для введення кількості - «Текст (рядок)». Питання зробимо обов'язковими. Додамо до питань варіанти відповідей.

У твоїй компанії не дотримуються дедлайни?

Опановуй гнучкі методології в управлінні проектами під керівництвом затребуваних Agile-коучів всього за 18 днів, пройшовши онлайн-курс по Agile від бізнес-школи City Business School. Як виглядають результати компанії після курсу:

• Команда згуртована, все відчувають відповідальність за кінцевий результат.
• Виставлені вірні пріоритети в процесі роботи над продуктом.
• Дедлайни завжди дотримуються.

Реклама

проблеми

На початковому етапі потрібно враховувати 13 браслетів та 1 кільце, однак пізніше замовник попросив збільшити кількість полів. З'явилися ще кольє, сережки і чокери. Крім того, знадобилося збільшити кількість видів кожного типу виробів до 30. У короткому списку вибрати один елемент легко, але уявіть, що вибираєте товар в списку з 150 пунктів. Природно, це неприйнятно.

Рішення тут просте. Додамо ще одне питання в форму - з вибором категорії і встановимо розгалуження. Відзначте пункт «Вибрати дію для кожного варіанту відповіді». Тепер при виборі категорії товару, наприклад, браслета, відбудеться перехід до питання, де вибирається конкретна його модель з короткого списку. При виборі кільця - до питання з вибором моделі кільця, і так далі.

Списки тепер короткі, і користувачеві зручно.

Google Таблиця

Пора зайнятися таблицею, в яку будуть заноситися дані з форми. Для цього виберемо «Відповіді», «Створити таблицю» і «Створити».

Відкриється таблиця, в якій присутні стовпці з назвами наших питань: «Товар», «Модель кільця», «Модель браслета», «Розмір», «Кількість» і «Відмітка часу». Вона поки порожня, адже ми ще нічого не вводили. Зробимо це.

Повернемося в форму і перейдемо в режим «Перегляд»:

Виберемо щось, відправимо і подивимося, що змінилося в таблиці.

Як бачимо, дані з форми занесені в таблицю.

система

Офлайн з форми на лист дані використовуємо для подальшої обробки.

Створимо окремі листи для кількісного і сумового обліку. На них будемо враховувати обсяги продажів товарів в штуках і рублях.

Оскільки бувають продажу зі знижкою, яка залежить, наприклад, від розміру одержуваної партії товару, то знадобиться аркуш для обліку знижок.

Окремий лист знадобиться для обліку витрат і підрахунку прибутку.

Створимо лист для зведених даних, на якому будуть відображатися укрупнені показники. Крім таблиць, на нього помістимо діаграми. Ця аналітика буде наочно відображати зростання або падіння продажів у порівнянні з попереднім періодом, частку обсягу продажів кожного товару в обсязі продажів в категорії і частку обсягу продажів категорії в загальному обсязі.

Ще на один лист додамо матрицю BCG - інструмент для стратегічного аналізу і планування в маркетингу. Тут будемо привласнювати товарам статуси (ролі): «Зірки», «дійних корів», «Важкі діти» і «Собаки». Це дозволить оперативно вживати заходів, наприклад:

• берегти і пестити «корів», так як вони не вимагають додаткових інвестицій і самі при цьому приносять хороший грошовий дохід;
• позбавлятися від «собак»;
• вивчати «дітей», так як в перспективі вони можуть стати як «зірками», так і «собаками», і якщо існує можливість переведення в «зірки», то потрібно інвестувати, інакше - позбуватися.

Ось так в підсумку буде виглядати книга:

обмежуємо доступ

Тепер потрібно розмежувати доступ до системи. Наприклад, продавця або менеджера необов'язково бачити таблицю з даними по підприємству. Нехай він бачить тільки свою ділянку роботи. У іншого співробітника - доступ до його розділу. Власник же зберігає право повного доступу до всіх даних і налаштувань.

У формі натискаємо на «Відправити» справа вгорі, вводимо email адресата, текст і відправляємо. Одержувачу прийде лист з посиланням, перейшовши за яким можна відразу вводити.

Переваги та можливості системи обліку в Google Таблицях і Формах

Оцінимо переваги та можливості створеної в Google Таблицях і Формах системи обліку.

1. Безкоштовна, адже ми самі її створили.

2. Введення не в елементи таблиці, а через форму. Це зручніше, позбавляє від випадкових помилок, і ті, кому не потрібно, не бачать повні дані.

3. Наочно відображає, які товари приносять дохід, а які тільки вимагають витрат.

4. Гнучка - можна швидко внести в неї зміни, не сплачуючи гроші сторонньої організації-розробнику і не чекаючи, коли він це зробить.

5. З віддаленим доступом, тобто немає прив'язки до конкретного комп'ютера, можна вносити інформацію і дивитися аналітику зі смартфона або планшета в будь-якій точці планети, де є інтернет.

6. Розрахована на багато користувачів. Це означає, що, крім власника, з системою працюють продавці, комірник, офіс-менеджер та інші співробітники.

7. Гнучкий обмеження доступу: один співробітник тільки вводить дані, інший - також редагує елементи системи, а власник зберігає право повного доступу.

8. Хмарне зберігання даних. Це надійно - при поломці комп'ютера або мобільного інформація не пропаде.

І неважливо, продаємо ми товари або надаємо послуги, у нас торгова точка на ринку або невеликий магазинчик, індивідуальні ми підприємці або приватні фрілансери. Адаптувавши цю систему під себе і ввівши в неї свої дані, ми отримуємо діючу систему управлінського обліку для малого бізнесу. Вона полегшує роботу з обліку продажів і витрат, з аналізу ефективності діяльності.

Читайте також: Щоденні звіти: ви їх правда пишете вручну?

Думка редакції може не збігатися з думкою автора. Ваші статті надсилайте нам на [email protected] . А наші вимоги до них - ось тут .