- Що це
- Потренуємося?
- Що важливо знати про процеси іпроектах
- Як налаштувати крутойпроцесс
- головне
- → Як стежити за Бабаєвої і Школою ченджере
Від редакції: Наталя Бабаєва вже порвала наш блог статтею « Як пояснити дідусеві веб-аналітику за 5 хвилин з картинками ». Сьогодні пропонуємо всім маркетологам усвідомити різницю між проектами і процесами. І діяти правильно.
Будь-яке завдання, яку ви робите, відноситься або до проектів або до процесів. Розповім про різницю і як поводитися з тими і з іншої.
Що це
Проект - це комплексне завдання з дедлайном, запуском і готовим продуктом на виході.
Запуск SpaceX або нового сайту - це проект
Коли ви працюєте над проектом, ви робите все, щоб наблизити запуск.
Тягнемо-потягнемо
Головна ознака проекту - запуск.
Процеси, про які я зараз говорю, це регулярні повторювані завдання.
Збірка радіаторів на автомобільному заводі або регулярний апдейт контенту на сайті - етопроцесс.
Коли ви працюєте над процесом, ви робите все, щоб тримати ритм, що не гублячи якості.
Keep going
Головна ознака процесу - повторюваність
Якщо ви знаєте англійську граматику, пояснити ще простіше. Проекти і процеси це як Perfect і Simple.
Проекти - це Perfect. Щось завершене до якогось моменту. Наприклад: I've already read the book.
Процеси - це Simple. Щось, що регулярно повторюється або тече. Це як I go to school every day.
Потренуємося?
Пробіжка - це процес (регулярно). Марафон - це проект (є запуск і дедлайн).
Прибирання в будинку - це процес (кожні вихідні). Прибирання після ремонту - це проект (один раз і відбувся).
У копірайтера можуть бути процеси - писати розсилки (щосереди). А можуть бути проекти - написати тексти для каталогу (є дедлайн і готовий продукт).
Що важливо знати про процеси іпроектах
1. Визначте, що ви більше любите. Я писала про людей run і людей change . Якщо ви run, вам буде комфортніше працювати з процесами. Вони зрозумілі, мінімум змінних і стресу. Якщо ви change - бийтеся за зростання частки проектів в своєму календарі. Процеси вміють непомітно красти час. Щоб побачити ворога, час від часу ведіть облік часу і трекайте відсоток часу, який ви витрачаєте на процеси.
2. Наймайте різних людей на різні типи завдань. На ведення процесів потрібен run-людина, на проекти потрібен change-людина. Кандидати часто не думають про те, що їм буде погано робити не свою роботу. Але ще гірше буде вам, тому не переплутайте. Run-людина, роблячи проекти, буде зривати дедлайни і скаржитися на «весь час все змінюється». Change-людина на процесах спочатку проявить себе добре, тому що він зможе сам собі налаштувати процеси. Але швидко здметься, тому що йому стане нудно.
3. обнуляє шлейф з підтримки старих проектів, якщо ви change. Проектний менеджер часто вчасно не передає підтримку проекту в руки run. Коли старих проектів стає занадто багато, йому стає душно і він іде. Якщо це трапилося з засновником бізнесу, він може порахувати бізнес рутиною і повернутися в найм. Драматизму можна уникнути, якщо регулярно обнуляти шлейф зі старих проектів.
Старі проекти - це консервні банки, що гримлять на хвості проектного менеджера.
4. Інвестуйте час в настройку процесів. Якщо ви проектний менеджер, ви звикли працювати в форматі «кожен раз новий виклик». Процеси протікають за одним сценарієм, тому для них нераціонально кожен раз перевинаходити рішення. Одного разу налаштувавши сценарій і витративши час на опис, ви заощадите купу часу в майбутньому і підійміть якість.
5. Налаштуйте процеси, пов'язані з проектом. Ви запустили проект для кого-то, але їм ніхто не користується. Наприклад, купили бабусі миючий пилосос, а вона півроку не виймає його з коробки. Причина - ви не налаштували процеси навколо нього. Цю частину роботи проектні менеджери зазвичай не люблять. Я називаю її «підмести за собою» і вважаю необхідною.
Покажіть бабусі, як користуватися пилососом, щоб він пріносілпользу.
6. Налаштування процесу - це проект. Значить у нього повинні бути дедлайн, календар, результат у вигляді Додов (Definition Of Done) та інші атрибути проекту. З цим краще впорається change людина. Не передавайте ведення процесу run-людині, яка не налаштувавши процес. Виняток, якщо він приносить з собою процес, за яким працював у попередній компанії.
7. Ведення проекту - це процес. Проекти всі різні, але в роботі над ними є багато спільного. Налаштований процес роботи над проектами дуже полегшує роботу. Прикрутіть до проекту атрибути процесу. Поставте регулярні зустрічі в календарі (наприклад, планінги, дейлі мітинги, покази, ретроспективи) налаштуйте тригери-дії на кшталт «побачив новий ризик - обговори з колегами». І так далі.
8. Економте час на контролі процесів. Якщо ви якісно налаштували автомат процесів, він майже не потребує вашої уваги. Зустрічі з співробітниками, які ведуть процеси, можна проводити в кілька разів рідше. На планерках процеси можна не обговорювати. Все це заощадить вам купу часу.
Налаштовувати процеси значить спресовувати повторювані завдання в рівні акуратні кубики.
9. Використовуйте метрики і азарт для прискорення процесів. Колись для одного проекту міфу мені треба було написати близько 50 мікротекстів про книгах, але таких, щоб продати з одного пострілу. На написання першого тексту я витратила 4 години. Мене гнобили обсяги процессной роботи. Тоді я почала відстежувати динаміку показника «час на текст» і намагатися його знизити. Я не тільки стала менше відволікатися, а й винайшла кілька Лайфхак, щоб робити це в рази швидше. До десятого тексту я навчилася робити цю роботу за 30 хвилин. Відстеження швидкості дозволило мені прискоритися в 8 разів і отримати радість від процесу.
Як налаштувати крутойпроцесс
Часто проблеми виникають, тому що людина не знає, як налаштувати процес. Тому короткий лікнеп.
Якщо коротко, процесу потрібен:
- тригер,
- чітке дію у відповідь на нього
- метрика швидкості реакції,
- ризики, тобто «що робити якщо ...».
Тригер і дію повинні бути неотменяемого. Наприклад, кожен раз, як дзвонить телефон (тригер), оператор інтернет-магазину повинна підняти трубку (дія) протягом 5 секунд (метрика). Якщо вона в туалеті, то перед відходом, просить секретаря потримати дзвінок (ризики).
З колл-центром все очевидно. З іншими не так.
Неправильність в розмитості тригера, розмитості дії, відсутність метрики і відповідей на ризики.
Якщо цей процес залишити як є, контент-менеджер буде чекати, що менеджер з сусіднього столу йому «свисне» про появу нового товару. Потім контент-менеджер напише собі на стікері напоминалку, що потрібно створити сторінку. Вночі стікер відклеїться від монітора, прибиральниця його підмете, а сторінка у товару так і не з'явиться. Через місяць керівник помітить проблему і спробує зрозуміти, хто винен - менеджер, контент-менеджер, прибиральниця або виробник стікерів. Насправді винен, звичайно, керівник, так як процес налаштований був погано.
Процес налаштований.
головне
- Навчіться відрізняти процеси від проектів.
- Визначте, у чому ви сильніше, і фокусується на цьому.
- Звертайтеся з процесами, як з процесами, а з проектами, як з проектами. Не переплутайте.
- Наймайте run-людей на позиції, в яких більше роботи з процесам, і change-людей на позиції, які вимагають більше проектної роботи.
- Інвестуйте час в настройку процесів, щоб вони не пожирали ваш час і нерви.
→ Як стежити за Бабаєвої і Школою ченджере
Оригінальна стаття .
Якщо Ви знайшли помилку, будь ласка, виділіть фрагмент тексту і натисніть Ctrl + Enter
Потренуємося?
