1. Що таке діловодство коротко
2. 3 основних напрямки діловодства
3. Завдання і функції діловодства
4. Загальна схема організації діловодства та документообігу
5. Організація потоків вхідних документів
6. Організація потоків вихідної документації
7. Організація потоків внутрішніх документів в діловодстві
8. Хто несе відповідальність за діловодство
9. Основні способи оформлення відповідальності за діловодство
10. Що буде, якщо не організувати діловодство

Шукайте в матеріалі: актуальні зразки, схеми-пам'ятки від експертів, готові маршрути руху документів. Матеріали допоможуть правильно організувати діловодство, уникнути проблем з керівництвом і контролюючими органами.

Матеріали по темі:

Що таке діловодство коротко

Діловодство або документаційне забезпечення управління (ДОП) - ряд процесів, які зачіпають всі етапи роботи з документами. Під ним нерідко розуміють документообіг, але ці два поняття відрізняються, хоч і знаходяться в тісному взаємозв'язку між собою. Документообіг - це лише проміжний етап між створенням паперів та їх архівуванням.

Довідка: поняття діловодства відображено в законах. ДОУ регулює система стандартів за інформацією, видавничої справи та бібліотечної справи.

Виділяють наступні види діловодства:

• загальне - ведення спільних документів;
• спеціальне - робота з конкретними паперами, наприклад, з особового складу, бухгалтерськими, секретними і т.д.

У державних компаніях алгоритм роботи з документами регламентує закон. Приватні фірми має право самостійно вирішувати, як вести документообіг і діловодство.

3 основних напрямки діловодства

1. Документування - складання, оформлення, узгодження, виготовлення паперів;
2. Організація роботи з документами - рух, контроль виконання, зберігання і використання;
3. Систематизація - передача документів на зберігання, їх розміщення в сейфах, утилізацію і т.д.

Основні регламенти організації

Складові частини діловодства єдині в організаціях будь-якого типу і призначення. При цьому не важливо, який спосіб ведення ДОУ - паперовий або електронний, ви повинні враховувати особливості роботи з паперами, приділяти увагу деталям.

Завдання і функції діловодства

Ведення діловодства дозволяє організувати податковий, бухгалтерський, управлінський облік, забезпечити оперативне реагування на вхідні листи, удосконалити зворотний зв'язок зі співробітниками. Від того, наскільки грамотно організований документообіг та ДНЗ, залежить ефективність і швидкість взаємодії внутрішніх служб організації. Основи діловодства і документообігу повинні знати всі співробітники організації, які так чи інакше пов'язані з підготовкою, передачею, зберіганням паперів.

Працівники зобов'язані виконувати наступні функції:

• розробляти, впроваджувати, вести табель і альбом уніфікованих документів;
• розробляти і проектувати бланки;
• проводити експедиційну обробку відправляються і надходять паперів;
• реєструвати вихідні, вхідні та внутрішні документи;
• контролювати правильність оформлення паперів, переданих на підпис керівництву;
• регулювати хід виконання документів;
• складати тексти;
• розробляти номенклатуру справ, забезпечувати їх зберігання, оперативне використання;
• контролювати роботу з паперами в усіх підрозділах;
• брати участь у заходах, спрямованих на вдосконалення методів і форм роботи.

Перегляньте норми діловодства, зафіксовані в Гості «Система стандартів з інформації, бібліотечної та видавничої справи. Організаційно-розпорядча документація. Вимоги до оформлення документів », який змінив ГОСТ Р 6.30-2003. Знання основних правил дозволить уникнути помилок в роботі. Читайте докладніше про новий ГОСТ в журналі «Довідник секретаря».

Використовуйте в роботі ГОСТ Р 7.0.97-2016

Завантажити ГОСТ з діловодства

Загальна схема організації діловодства та документообігу

Вивчіть основи діловодства, правила складання і ведення паперів, особливості їх руху всередині організації та за її межами. Дотримуйтеся пунктів Інструкції, затвердженої в компанії, в якій прописані основні нюанси роботи з паперами.

Використовуйте в роботі зразок Інструкції з коментарями експерта

завантажити зразок на початку статті >>>

Загальна схема роз'яснить правила роботи, які дії виконувати починаючому фахівцеві, щоб не заплутатися в процесах. Спирайтеся на неї, поки не вислухайте суть, що не разработаете власний алгоритм обробки, руху і зберігання паперів, не запам'ятаєте основні терміни діловодства.

Організація потоків вхідних документів

Під вхідними розуміють всі види документів, створені в паперовому або електронному вигляді в інших компаніях. Це можуть бути листи, рахунки, пропозиції, інші елементи діловодства.

Щоб уникнути хаосу, своєчасно обробляйте їх:

• реєструйте документ - ставте дату надходження і присвоюйте номер;
• передавайте паперу в підрозділ, який повинен займатися роботою з ними або зберіганням;
• реєструйте прийняття документа в роботу;
• ставте позначку про виконання, відповіді або вжиті заходи;
• передавайте документ в архів.

Неухильно дотримуйтесь ці правила діловодства. Якщо в компанію надходить велика кількість паперів і файлів, щоб оптимізувати роботу з ними, використовуйте спеціальні програми. Деякі з них забезпечені системою оповіщення про терміни, готовності документів і т.д.

Журнал обліку вхідної кореспонденції

завантажити документ

Організація потоків вихідної документації

Шлях вихідних документів визначають правилами роботи з ними, їх видом. Зазвичай він починається з секретаря. Після складання паперу, її передають особі, яка має право підпису, узгодження. Тільки потім документ відправляють в зовнішні інстанції.

завантажити пам'ятки

Для ефективної роботи з потоком вихідних документів керівництво призначає відповідальних осіб. Найчастіше в ролі них виступають секретарі, офіс-менеджери, кадровики, бухгалтери або інші співробітники. Щоб паперу своєчасно були відправлені адресатові, контролюйте їх рух на кожному етапі, а в завершенні перевіряйте на помилки і реєструйте.

Таблиця. Учасники процесів діловодства для вихідних листів

Завантажити таблицю повністю

Організація потоків внутрішніх документів в діловодстві

У великих компаніях велика кількість внутрішніх документів. Якщо робота з ними ведеться формально, частина з них може втрачатися на різних етапах. Ваша мета - організувати процес так, щоб скоротити їх шлях і уникнути втрати.

Важливо! Слідкуйте за етапом реєстрації - привласнення одного номера різних паперів викличе загальний безлад і плутанину.

Таблиця. Маршрут наказу по основній діяльності

завантажити таблицю

Складіть для себе алгоритм роботи з документами, спираючись на правила, описані в Інструкції. Якщо у відділі працює кілька фахівців, розмежуйте коло обов'язків, наприклад, один працює тільки з внутрішніми паперами, другий - із зовнішніми.

Хто несе відповідальність за діловодство

Відповідальність за діловодство несе керівник організації, а за документи корпоративного управління - рада директорів або голова, а також секретар. Якщо розглядати питання відповідальності, можна відзначити, що в жодному нормативному акті вона не зафіксована. В рамках компанії вона закріплюється наказами, розпорядженнями, посадовими інструкціями і т.д.

За рух, процес обробки, відправки та іншу роботу з паперами, які не підлягають перевірці інспекторами, відповідає будь-який співробітник компанії, на яку покладено обов'язки ведення діловодства та документообігу. У великих фірмах призначають кілька відповідальних осіб, або створюють спеціальну службу.

Основні способи оформлення відповідальності за діловодство

Спосіб №1. Внесення функцій в посадову інструкцію будь-якого співробітника

На будь-якого співробітника компанії покладають відповідальність за ведення діловодства, прописуючи в його посадовій інструкції додаткові функції. Якщо не зафіксувати обов'язки, при виникненні спірних ситуацій відповідальність ляже на плечі керівника.

приклад

Молодший менеджер здійснює ведення діловодства відповідно до інструкції ТОВ «Техносервіс», іншими локальними актами, що регламентують питання діловодства.

Спосіб №2. Розподіл обов'язків між співробітниками

При розподілі обов'язків по веденню діловодства функції поділяють між співробітниками служби та фахівцями структурних підрозділів. В цьому випадку в Інструкції з діловодства чітко вказують, хто і за який фронт робіт несе відповідальність.

Спосіб №3. Покладання обов'язків вести діловодство на секретарів

У штатний розклад вводять посаду секретаря або офіс-менеджера, який відповідає за діловодство і документообіг. Його обов'язки закріплюються в посадовій інструкції і трудовому договорі. Співробітник дотримується правил, затверджених керівництвом, орієнтується на чинне Положення.

Що буде, якщо не організувати діловодство

У будь-якій компанії є діловодство, але не в кожної воно організовано належним чином. Якщо немає єдиних правил роботи з документами, можливі проблеми. Наприклад, за неправильне зберігання або втрату трудових книжок, відсутність бухгалтерських документів можуть оштрафувати.

1. Керівник Олексій належним чином документально оформив обов'язок Людмили по веденню особистих документів співробітників, видав відповідний наказ, а та втратила трудову книжку одного працівника. В цьому випадку вона буде притягнута до відповідальності.
2. Директор ТОВ «Альфа» Данило формально поставився до розподілу функцій і відповідальності серед співробітників. Частина паперів, що стосуються нарахування заробітної плати, загубилася в архіві. При перевірці їх не змогли надати інспекторам. Суд постановив визнати винним Данила. Якби він уважніше поставився до написання посадових інструкцій і договорів з працівниками, відповідальність лягла на плечі іншої людини.

Хаос в паперах провокує не тільки проблеми з законом, а й позначається на робочих процесах, відносинах з клієнтами і партнерами. Несвоєчасне виконання договірних зобов'язань може привести до штрафів, розірвання договорів, погіршення репутації компанії. Тому важливо регламентувати роботу з паперами.

Хто понесе відповідальність за неналежне ведення діловодства - залежить від ситуації. Але пам'ятайте, що керівництво компанії не завжди готовий шукати винних, тому можливі санкції по відношенню до рядових співробітників, які займаються паперовою роботою, навіть якщо ці обов'язки не закріплені в посадових інструкціях.

підсумок

Якщо на вас покладено обов'язок вести діловодство, уважно вивчіть діючі в організації правила і норми. Наполягайте на автоматизації процесів, якщо паперів занадто багато. Це дозволить систематизувати роботу з ними, уникнути втрат і проблем при перевірках