Як оформити виписку з зведеної номенклатури справ для структурних підрозділів? Які відомості наводяться на титульному аркуші виписки? Яка форма прийнята для наступних аркушів, де наводиться номенклатура структурного підрозділу?

Чи потрібно в кінці виписки вказувати:

- укладача;

- начальника відділу діловодства;

- з ким погоджено (керівник архіву підприємства);

- дату складання виписки? Чи слід давати посилання на перелік з термінами зберігання?

Чи існують нормативні документи по правилам оформлення виписок з номенклатури справ? У п. 3.4.6 Основних правил роботи архівів організації зазначено тільки те, що структурні підрозділи отримують виписки відповідних розділів для використання в роботі. Де можна знайти більш детальну інформацію по правилам їх оформлення?

Нормативних документів, що регламентують оформлення виписок з номенклатури справ, немає. Порядок дій, запропонований Основними правилами роботи архівів організації, схвалених рішенням Колегії Росархіву 06.02.2002 [1] , Такий: спочатку структурні підрозділи формують власну номенклатуру справ і оформляють її титульний лист відповідно до додатка 8 до п. 3.4.6 Основних правил. Потім номенклатури справ підрозділів зводяться в єдину номенклатуру справ організації (додаток 7 до п. 3.4.6), яка підписується і затверджується в установленому порядку. Нарешті, готова зведена номенклатура справ знову «розбирається» на виписки по структурним підрозділам.

Згідно п. 26 ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартів з інформації, бібліотечної та видавничої справи. Діловодство і архівна справа. Терміни та визначення »виписка з документа - це копія частини документа, завірена в установленому порядку.

Оскільки форма виписки в Основних правилах не приведена, вона оформляється за загальними правилами, що містяться в Указі Президії Верховної Ради СРСР від 04.08.1983 № 9779-Х «Про порядок видачі і засвідчення підприємствами, установами та організаціями копій документів, що стосуються прав громадян» (в ред. від 08.12.2003; далі - Указ).

Загальні правила підготовки виписок документів для внутрішнього використання, що склалися із загальної практики ділового обороту і порядку, встановленого Указом, такі.

1. У виписці повністю відтворюються реквізити бланка документа, з якого робиться виписка (в нашому випадку - номенклатури справ), при цьому в реквізит «Найменування виду документа» вноситься інформація про те, що це виписка.
2. Реєстраційний номер і дата реєстрації (затвердження), що відтворюються на виписці, відповідають даним вихідного документа (витяг не затверджується і окремо не реєструється).
3. Реквізит «Підпис» оформляється наступним чином: вказуються посаду, ініціали та прізвище посадової особи, яка підписала вихідний документ, а особистий підпис при цьому відсутня.
4. Оскільки виписка є, як уже говорилося, «копією, завіреною в установленому порядку», то завершує її реквізит «Відмітка про завірення копії документа»: напис або штамп «Вірно», посада, підпис, ініціали та прізвище котрий запевняє, дата. Друк, про яку йдеться в Указі, не потрібна, тому що виписка призначається для використання всередині організації.

Дізнатися більше

Виписка з зведеної номенклатури справ приведена в прикладі 1.

Остання рекомендація: щоб уникнути непорозумінь виписки керівникам структурних підрозділів потрібно передавати під розпис. Розписатися можна, наприклад, в єдиному для всіх аркуші отримання (Приклад 2), який потім буде підшитий до номенклатури і буде зберігатися разом з нею.

[1] Далі - Основні правила.

Е.Н. Кожанова, фахівець з ДОУ і кадрового діловодства